Drukuj te strone

Specyfikacje szczegółowo i obszernie ustalają potrzeby zamawiającego, jego oczekiwania i ograniczenia. Dostarczają oferentom informacji potrzebnych do skonstruowania oferty.

Specyfikacje mogą być skonstruowane w poniższy sposób:

  • Opis usług będących przedmiotem przetargu.
  • Oczekiwania zamawiającego wobec jakości usługi.
  • Pozostałe informacje niezbędne w przypadku przetargu na usługi cateringowe.

A. Opis zamawianych usług

1. Cele zamawiającego w odniesieniu do usług cateringowych

Zamawiający musi najpierw zdefiniować swoją politykę cateringową i odpowiednio dostosować organizację procedury przetargowej.

Na przykład w zależności od przypadku zamawiający może chcieć:

  • Utrzymać swoją politykę cateringową w niezmienionej postaci i przedłużyć ofertę usług, zapewniając identyczne usługi w stosunku do tych świadczonych w czasie odbywania się procedury przetargowej. W takim przypadku wizyty odbywane przez oferentów w siedzibie zamawiającego i w restauracji umożliwią każdej z kandydujących firm pełne zrozumienie wymogów stawianych usługom. W ten sposób zamawiający nie musi w specyfikacjach podawać szczegółowego opisu siedziby i wyposażenia i może skupić się na przedstawieniu oczekiwań odnośnie posiłków, jakie mają być dostarczane użytkownikom.
  • Lub w istotnym zakresie zmienić istniejący zakres usług. W takim przypadku specyfikacje muszą być bardziej szczegółowe i przedstawiać nowe cele zamawiającego. Umożliwia to oferentom sformułowanie ofert pozostających w zgodzie z przedstawianymi celami. Wizytacja siedziby i restauracji również może okazać się przydatna w określeniu możliwości świadczenia żądanych usług.

2. Typ partnerstwa kontraktowego

Rola firmy cateringowej może przybierać różne formy, od prostego wsparcia technicznego, poprzez dostarczanie gotowych posiłków, aż po pełne zarządzanie restauracją. Dlatego też istnieją różne typy partnerstwa i umowy odpowiadające każdemu rodzajowi współpracy.
Zamawiający może wybrać taki czy inny typ partnerstwa w zależności od swojej polityki dotyczącej cateringu i stanu usług gastronomicznych w czasie przetargu. (Czy na przykład firma cateringowa zostanie poproszona o inwestowanie w siedzibę i wyposażenie zamawiającego?)

Niezależnie od typu umowy należy dostrzegać różnicę pomiędzy:

  • kosztami „zmiennymi”: odpowiadającymi nieprzetworzonym produktom spożywczym, których wielkość i ceny różnią się, zależąc bezpośrednio od ilości wydawanych posiłków w restauracji. Koszty te wyceniane są w większości umów w przeliczeniu „na posiłek”.
  • koszty „stałe”: 80% z nich to koszty pracy i są one fakturowane w zasadzie co miesiąc. Zazwyczaj koszty te nie odpowiadają bezpośrednio ani liniowo obrotom firmy, ale są ponoszone etapami w okresach wysokich i niskich obrotów.

Dlatego też konieczne będzie zapewnienie w umowie systemu fakturowania, dostosowywanego do intensywności użytkowania restauracji. W takim przypadku umowa będzie obejmować:

  • bazę obliczoną na podstawie obrotów odnotowanych na przykład przez rok poprzedzający przetarg.
  • konkretne klauzule na wypadek zmian (in plus lub in minus) w obrotach
    restauracji. Klauzule te pozwalają na dostosowanie kosztów stałych fakturowanych co miesiąc, odpowiednio do poziomu obrotów (dla okresów obrotów wysokich i niskich) i przy respektowaniu praw pracowniczych w firmach cateringowych.

3. Definiowanie treści usługi

Usługi cateringowe mogą ulegać istotnym zmianom, zależnie od funkcjonowania, ogra­niczeń i życzeń zamawiającego. Dlatego też zaleca się, aby odpowiednie obowiązki zamawiającego i firmy cateringowej były jasno zdefiniowane (np. czy usługi obejmują konserwację sprzętu?). Podejście to gwarantuje zgodność ofert z oczekiwaniami zamawiającego oraz ich porównywalność.

Poniższa lista obejmuje niemal wszystkie obszary, w których należy określić, jakie obowiązki należą do zamawiającego, a jakie do firmy cateringowej. Ten podział obowiązków musi być ujęty w specyfikacjach.

Tabela 1: Podzial obowiazków pomiedzy zamawiajacego a dostawce uslug

4. Obroty

Należy przeprowadzić dogłębną analizę ilościową usług, jakie mają być świadczone, aby można było szczegółowo podać w specyfikacjach wiarygodne obroty. Analiza taka powinna obejmować: liczbę codziennych użytkowników, częstotliwość wizyt każdego dnia tygodnia, ilość dni roboczych w ciągu roku, a przede wszystkim roczną ilość serwowanych posiłków w przeliczeniu na typ usług.

W przypadku działalności gastronomicznej, na którą składa się usługa oferowania „pojedynczego produktu” o stałej cenie, zamawiający może wskazać ilość posiłków serwowanych przez rok oraz liczbę dni roboczych w ciągu roku. Jednak w przypadku usług gastronomicznych, które mogą się różnić w zależności od typu użytkownika, należy w szczegółach przedstawić obroty dla każdej z usług:

Tabela 2: Obroty według usług

Są to ważne informacje, ponieważ będą wykorzystane przez zamawiających do określenia rozmieszczenia zasobów, zwłaszcza zasobów ludzkich (liczba pracowników i ilość godzin pracy) oraz do obliczenia kosztu usługi.

5. Sprawy organizacyjne

Specyfikacje powinny także obejmować wszelkie kwestie użyteczności czy organizacji, o których zamawiający sądzi, że bę­dą miały wpływ na realizację umowy. Przykłady obejmują: godziny otwarcia sali konsumpcyjnej w skali dnia, tygodnia i roku; projekty prac odbywających się w miejscu świadczenia usług w czasie obowiązywania umowy, które mogą mieć wpływ na realizację usług; kwestie bezpieczeństwa takie jak dostęp do miejsca świadczenia usług, autoryzacja pracowników itd.

6. Aspekty techniczne

Aby zapewnić właściwe dopasowanie usług oraz zasobów technicznych, specyfika­cje powinny zawierać dokładny spis ilościowy i jakościowy zasobów technicznych, jakie zamawiający udostępni dostawcy usług w celu świadczenia usług cateringowych, tj.:

  • siedziby
  • obiektów
  • lekkiego sprzętu.

Informacje te pozwolą oferentom dostosować ich ofertę do dostępnych zasobów technicznych. Gdy zacho­dzi taka konieczność, zamawiający może poprosić oferentów o wskazanie w ofercie wszelkich rozbieżności pomiędzy udostępnionymi zasobami a zamawianymi usługami, jak również zaproponowanie praktycznych rozwiązań w celu usunięcia powstałych problemów.

Sporządzenie spisu technicznego można powierzyć wyspecjalizowanemu konsultantowi, zwłaszcza gdy od ofererentów oczekuje się inwestycji lub konserwacji i/lub naprawy wyposażenia. W takim przypadku zaleca się, aby w specyfikacjach dokonać rozróżnienia pomiędzy sprzętem, który nie został zamortyzowany (może mieć wartość handlową), a sprzętem zamortyzowanym (który nie ma wpływu na przeniesienie czy sprzedaż).

Niezależnie od dokładności i profesjonalnego przygotowania spisu technicznego nie wyklucza on korzystnej dla oferentów wizyty w obiektach i zapoznania się ze sprzętem.

Specyfikacje powinny także uwzględniać sposób, w jaki będą udostępniane zasoby techniczne. W zależności od przypadku, odbywa się to:

  • nieodpłatnie (np. siedziba i ciężki sprzęt) lub
  • jest przedmiotem ustaleń finansowych: może się na to składać:
    • zakup przez firmę cateringową sprzętu
    • inwestycje, jakie ma poczynić firma cateringowa.

W przypadku zakupów lub nowej inwestycji dokonanej przez firmę cateringową, musi ona w czytelny sposób przedstawić w odpowiedzi:

  • tabele amortyzacji różnych typów inwestycji (prace zasadnicze, prace
    drugorzędne, wyposażenie, meble, sprzęt komputerowy, lekki sprzęt do pracy, itd.)
  • procedury przenoszenia/rozliczeń inwestycji w przypadku wygaśnięcia u­mowy, niezależnie od przyczyny (odszkodowanie za odstąpienie od umowy itd.).

B. Oczekiwania wobec jakości usług

1. Usługi żywieniowe

W specyfikacji firma lub instytucja powinna wyszczególnić:

  • charakter zamawianych usług żywieniowych (wybór/różnorodność codziennych dostaw, kla­syfikację cen, częstotliwość serwowania każdego rodzaju dań itp.)
  • ogólne wymogi odnośnie jakości (rodzaje zaopatrzenia: np. produkty świeże)
  • wymagania odnośnie składników odżywczych (np. wykluczenie lub włączenie pewnych pro­duktów).

2. Organizacja zasobów ludzkich

Ponieważ usługi cateringowe są działalnością angażującą siłę roboczą w dużym stopniu, to właśnie jakość zarządzania i umiejętności załogi wyznaczonej do realizacji umowy mają znaczenie.

Zamawiający winien upewnić się, że organizacja zasobów ludzkich, przewidywana przez oferentów odpo­wiada wymaganym usługom i propozycjom zawartym w ofertach. Na przykład oferent, który w swojej ofercie podaje, że będzie preferował dostawy świeżych produktów, nie może równocześnie twierdzić, że możliwa jest praca z małym i niskowykwalifikowanym zespołem kucharzy i ich pomocników.

Ponadto zgodnie z Dyrektywą Rady 2001/23/WE z dnia 12 marca 2001 r. w sprawie zbliżania ustawodawstw państw członkowskich odnoszących się do ochrony praw pracowniczych w przypadku przejęcia przedsiębiorstw, zakładów lub części przedsiębiorstw lub zakładów (Dz.U. L82 z 22.03.2001), przepisy prawne obowiązujące w każdym państwie członkowskim regulują zasady przejęcia istniejącej załogi przez dostawcę usług, który wygrał przetarg. Przepisy te przyczyniają się do ochrony praw pracowników w przypadku zmiany podwykonawcy lub dostawcy usług.

Zamawiający mają więc żywotny interes w zapewnieniu jawności oraz dostar­czeniu oferentom dokładnych informacji na temat aktualnego zespołu zatrudnionego w restauracji w czasie trwania procedury przetargowej. Informacje te przyczynią się do zachowania ciągłości zatrudnienia i ochrony praw pracowniczych, jak również powodzenia przyszłego partnerstwa pomiędzy zamawiającym i firmą cateringową.

Tabela 3: Podsumowanie informacji na temat zarzadzania zasobami ludzkimi, koniecznymi do przekazania i wymaganymi od oferentów

Informacje przeznaczone dla oferentów Informacje wymagane od oferentów
Poziom kwalifikacji, staz pracy i kate­goria zawodowa kazdego czlonka aktualnego zespolu. Dowód na to, ze proponowany model zalogi koresponduje z oczekiwa­nymi poziomami codziennych dzialan i wymaganym poziomem uslug (róznorodnosc codziennego zaopatrzenia, rodzaj dystrybucji itd.).
Jezeli na przyklad zamawiajacy stawia na pierwszym miejscu zaopatrzenie w surowe produkty, wymagac to bedzie wiekszej liczby pracowników o wyzszych umiejetnosciach niz w przypadku dostaw obejmujacych produkty wstepnie przetworzone.
Wynagrodzenie. Doswiadczenie zawodowe kierownika lub kierowników oraz pracowników kuchni, proponowane przez oferentów.
Szkolenia biezace i plany rozwoju. Procedury przejecia i integracji zalogi (gwaran­cje dane osobom juz zatrudnionym, srodki wspa­rcia itd.).
Tworzenie zespolu majacego za zadanie wdrozenie postanowien umowy. Plan szkolen/rozwoju przedstawiony istniejacemu zespolowi (oraz pracownikom rekrutowanym w celu realizacji umowy).
Rozdzial zalogi potrzebnej do realizacji umowy, zwlaszcza w przypadku umów o róznorodne uslugi (na przyklad catering oraz sprzatanie przemyslowe), rozróznianie pomiedzy kla­sami pracowników, zaleznie od umowy zbiorowej obowiazujacej w kazdym sektorze.

3. Zarządzanie jakością

Zamawiający musi poprosić oferentów o przedstawienie zasobów, jakich zamierzają użyć, aby wywiązać się z zobowiązań dotyczących jakości, tj.:

  • kontrola zaopatrzenia w produkty żywnościowe, a w szczególności jawność i identyfikacja miejsca pochodzenia żywności
  • procesy i metody służące monitorowaniu i ocenie jakości (jakość
    żywności, jakość usług, przyjęcie, informacje itd.)
  • zgodność z przepisami dotyczącymi higieny i bezpieczeństwa żywności europejskimi (ROZPORZĄDZENIE (WE) nr 852/2004 PARLAMENTU EUROPEJ­SKIEGO I RADY z dnia 29 kwietnia 2004 r. w zakresie higieny środków spożywczych, Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, L 139 z dnia 30 kwietnia 2004 r.) oraz krajowymi: należy poprosić ofe­rentów o udokumentowanie ich zdolności do przestrzegania przepisów w tym obszarze i ich dokładnej znajomości procedur opartych na zasadach HACCP (analiza ryzyka i kontroli w punktach krytycznych), odnoszących się między innymi do:
    • siedziby i sprzętu, w tym ich konserwacji
    • pracowników i szkoleń oraz planu rozwoju
    • zarządzania odpadami
    • przetwarzania i dystrybucji produktów żywnościowych
    • systemu prowadzenia dokumentacji, planu HACCP oraz samodzielnych kontroli
    • badań epidemiologicznych w przypadku zatrucia żywności
    • udostępniania informacji zamawiającemu.

C. Pozostałe informacje niezbędne w przypadku procedury przetargowej na usługi cateringowe świadczone w oparciu o umowę

1. Wymagania w zakresie odpowiedzialności społecznej

Zamawiający powinien określić w specyfikacjach, czy ma specjalne wymagania w zakre­sie korporacyjnej odpowiedzialności społecznej lub zrównoważonego rozwoju. Mogą one na przykład obejmować zatrudnianie osób pozbawionych przywilejów społecznych lub niepełnosprawnych, równe szanse dla mężczyzn i kobiet, walkę z rasizmem i ksenofobią, ochronę środowiska itd.

2. Wymogi bezpieczeństwa

W zależności od typu umowy i stopnia zaangażowania firmy cateringowej zamawiający musi zdefiniować wymogi bezpieczeństwa dotyczące restauracji i innych pomieszczeń, w których mają być świadczone us­ługi:

  • zapobieganie ryzyku (wprowadzenie planu zapobiegania ryzyku, szkolenie zespołu ds. bezpieczeństwa, przestrzeganie przez zespół planu zapobiegania itd.)
  • ochrona pracowników i użytkowników: zarówno ochrona zbiorowa, jak i jednostkowa
  • procedury postępowania w sytuacjach nagłych.

3. Ograniczenia finansowe

Wybór oferty najkorzystniejszej ekonomicznie ma na celu wybranie oferty charakteryzującej się najlepszym stosunkiem jakości proponowanych usług do ceny.

Aby ocenić stosunek ceny do jakości ujęty w każdej z ofert, informacje dotyczące ceny usług (oferta finansowa) przedstawione przez oferentów muszą być całkowicie przejrzyste, gwarantując porównywalność ofert.

Zamawiający musi nalegać, aby oferenci sprecyzowali w swoich ofertach finansowych stawki VAT stosowane w przypadku każdej usługi, a w szczególności tam, gdzie stosuje się kilka stawek VAT.

Od oferentów wymaga się bezwzględnego przestrzegania przepisów. Muszą oni wskazać, czy podają ceny brutto czy netto i - obliczając ceny brutto - określić rodzaj podatku i stosowaną stawkę, jak również podstawę wyliczenia.

4. Monitorowanie zobowiązań wynikających z umowy

Po udzieleniu zamówienia zamawiający wraz ze zwycięskim oferentem ustala sys­tem monitorowania i kontroli realizacji zobowiązań każdej ze stron, wynikających z umowy.

Specyfikacje powinny zawierać opis planowanego przez kierownictwo systemu monitoro­wania (lub przynajmniej jego główne cechy: rodzaj i częstotliwość kontroli itd.). Takie moni­torowanie powinno koncentrować się na przykład na liczbie osób korzystających z restauracji, konsumpcję głównych pozycji menu, działalność operacyjną, jakość usług, stan pomieszczeń i wyposażenia, zużycie energii i administrację.

D. Podsumowanie etapu 1

Tabela 4: Struktura specyfikacji usług cateringowych

1 - Opis swiadczenia uslug
A - Cele zamawiajacego dotyczace cateringu
B - Typ partnerstwa kontraktowego
C - Definicja uslugi
D – Obroty
E - Ograniczenia organizacyjne
F - Aspekty techniczne
2 - Oczekiwania zamawiajacego
A - Uslugi zywieniowe
B - Organizacja zasobów ludzkich
C - Zarzadzanie jakoscia
3 - Pozostale informacje niezbedne w przypadku procedury przetargowej
A - Wymagania w zakresie odpowiedzialnosci spolecznej
B - Wymogi bezpieczenstwa
C - Ograniczenia finansowe
D - Monitorowanie zobowiazan wynikajacych z umowy

Spis tresci niniejszego poradnika