deze pagina afdrukken

De collectiviteit heeft haar bestek en haar antwoordformulier opgesteld, ze heeft de selectie- en uitsluitingsmodaliteiten van de kandidaten vastgelegd, evenals de beoordelingswijzen van de offertes. Nu kan ze de vergelijkende analyse van de offertes uitvoeren wat haar zal toelaten de economisch voordeligste offerte te selecteren.

In deze fase is het nuttig om de weerhouden inschrijvers uit te nodigen om hun offerte mondeling te komen voorstellen. Dit geeft de collectiviteit de mogelijkheid om direct de nodige uitleg en toelichtingen te krijgen evenals bijkomende informatie die ze in staat stelt later de schriftelijke documenten beter te begrijpen. Het is ook een gelegenheid om de vertegenwoordigers van de contract catering-bedrijven te ontmoeten, wat toch een belangrijk aspect is in een dienstverlening waar, bij een “gelijkwaardige prijs”, het personeel het verschil maakt.

Om de voorgestelde methode te illustreren, volgt hierna een voorbeeld van een vergelijkende analyse van de offertes. Dit zuiver theoretische voorbeeld herneemt de drie stappen die nodig zijn om de voordeligste offerte te selecteren:

1. De vergelijkende analyse van de technische offertes

De collectiviteit zal de mate van overeenstemming van elk criterium beoordelen, afhankelijk van het beoordelingssysteem dat ze heeft gekozen.

In het weerhouden voorbeeld om het verloop weer te geven, krijgen de inschrijvers een globale score die varieert naar gelang de mate waarin hun offerte overeenstemt met de kwalitatieve verwachtingen van de collectiviteit:

Het is dus de technische offerte van inschrijver B die de beste beoordeling krijgt, met 45 van de 60 beschikbare punten.

Een raad: de vergelijkende analyse gebeurt offerte per offerte, op een “verticale” manier zoals weergegeven in de volgende tabellen. Met een tweede”horizontale” lezing kunnen evenwel de kwalitatieve verschillen tussen de inschrijvers beter worden benadrukt.

2. De vergelijkende analyse van de economische offertes

Deze vergelijkende analyse gebeurt volgens het beoordelingssysteem en het voorbeeld weergegeven hier.

Opmerking: in het voorgestelde voorbeeld houdt de analyse van de economische offertes rekening met de globale kost van de dienstverlening, inclusief de weerslag van de investeringen.

Tabel 21: voorbeeld van de beoordeling van de economische offertes

Inschrijver Aantal punten toegekend aan de economische criteria Prijsofferte % verschil met de laagste offerte Beoordeling van de economische offerte
A 40 1 000 000 € - 40
B 40 1 200 000 € 20% 32
C 40 1 300 000 € 30% 28

Inschrijver A stelt dus de meest economische offerte voor, terwijl zijn kwalitatieve offerte zich tussen die van zijn twee concurrenten bevindt.

3. De consolidatie van de vergelijkende technische en economische analyses om de economisch voordeligste offerte te selecteren

Deze laatste stap bestaat erin om, in functie van de “belangrijke evenwichten van de consultatie”, de resultaten van de vergelijkende analyse van de technische offertes en van de economische offertes met elkaar te combineren. Op die manier bekomt de collectiviteit een samenvattende tabel die als basis dient voor de besluitname:

Tabel 22: Algemene samenvatting van de analyse van de technische en economische offertes

  Inschrijver A Inschrijver B Inschrijver C
Score behaald voor de technische criteria 34 45 32
Score behaald voor de economische criteria 40 32 28
Globale score : 74 77 60

De offerte van inschrijver B geeft in bovenstaand voorbeeld de beste prijs-kwaliteitverhouding en is dus de economisch voordeligste offerte. Deze offerte zou zeker niet zijn gekozen als de collectiviteit haar analyse enkel had beperkt tot de economische criteria.

Dit voorbeeld toont aan dat het belangrijk is om rekening te houden met de globale waarde van een offerte, zowel in termen van prijs als van kwaliteit, of de “economisch voordeligste offerte”.

De inhoud van de gids