deze pagina afdrukken

Het bestek bepaalt de behoeften, de verwachtingen en de beperkingen van de collectiviteit op een nauwkeurige en volledige manier. Het biedt de inschrijvers alle informatie die ze nodig hebben om een offerte op te stellen.

Dat bestek kan als volgt gestructureerd zijn:

  • de beschrijving van de dienstverlening die het voorwerp uitmaakt van de consultatie;
  • de formulering van de verwachtingen van de collectiviteit inzake kwaliteit van de service;
  • alle andere informatie die nodig is voor de consultatie van CCB.

A. De beschrijving van de dienstverlening

1. De doelstellingen van de collectiviteit inzake catering

De collectiviteit moet in eerste instantie haar cateringbeleid bepalen en bijgevolg de organisatie van de consultatie aanpassen.

Bijvoorbeeld, naar gelang het geval zal de collectiviteit:

  • haar cateringbeleid ongewijzigd willen houden en de dienstverlening ter plaatse “op dezelfde manier” voortzetten op het moment van de consultatie. In dat geval is het uiterst belangrijk om voor de inschrijvers een gedetailleerd bezoek aan de lokalen en het restaurant te organiseren, zodat elke kandidaat een goed beeld kan krijgen van de gevraagde dienstverlening. De collectiviteit hoeft dan in haar bestek geen al te gedetailleerde beschrijving meer te geven van de lokalen en de voorzieningen en kan ze zich concentreren op de beschrijving van de voedingsservice die aan de gasten wordt geleverd;
  • integendeel de dienstverlening ter plaatse wezenlijk veranderen. Het bestek moet dan veel gedetailleerder zijn en de nieuwe te behalen doelstellingen preciseren. Dit laat de inschrijvers toe om offertes op te stellen die in de richting van de na te streven doelstellingen gaan. Hier kan het ook nuttig zijn om een uitgebreid bezoek te brengen aan de lokalen en het restaurant om een beeld te krijgen van de haalbaarheid van de gevraagde service.

2. Het type contractuele partnership

De tussenkomst van het CCB kan gaan van een eenvoudige technische bijstand tot het volledige beheer van het restaurant van de collectiviteit, en tot de levering van maaltijdplateaus. Er bestaan dus verschillende typen partnerships en contracten die voldoen aan elk type interventie (Zie bijlage: Overzicht van de soorten opdrachten en contracten die door een CCB kunnen worden voorgesteld).

De collectiviteit zal voor een bepaald type partnership kiezen in functie van haar cateringbeleid en van de staat waarin de cateringdienst zich op het moment van de consultatie bevindt. (bijvoorbeeld, gaat men aan het CCB vragen om investeringen te doen in de lokalen en de voorzieningen?)

Ongeacht het type opdracht/contract waarvoor de collectiviteit kiest, het is raadzaam een onderscheid te maken tussen:

  • de “variabele” kosten: dit zijn de grondstoffen (de levensmiddelen) waarvan het volume en de kosten rechtstreeks samenhangen met het activiteitenniveau van het restaurant. Deze kosten worden in de meeste contracten “op de maaltijd” gefactureerd. En algemene kosten, waaronder fee;
  • de “vaste” kosten: bestaan voor 80% uit arbeidskosten. Ze worden meestal maandelijks “in hun geheel” gefactureerd. Deze kosten evolueren niet rechtstreeks en lineair met het activiteitenvolume maar per “deel”, met schijven van sterke activiteit en schijven van zwakke activiteit.

Daarom moet er in het contract met het CCB een aangepast facturatiesysteem worden voorzien in functie van de evolutie van de frequentieniveaus. In dat geval omvat het contract:

  • een contractuele basis berekend op basis van het waargenomen aantal activiteiten van de cateringdienst van de collectiviteit, bijvoorbeeld tijdens het jaar dat aan de consultatie voorafgaat;
  • bijzondere bepalingen als het activiteitenniveau van het restaurant evolueert (stijging of daling). Op grond van die bepalingen zullen de bedragen van de vaste kosten die maandelijks worden gefactureerd, aangepast kunnen worden volgens de evolutie van het activiteitenniveau (schijven van sterke activiteit of schijven van zwakke activiteit), waarbij de rechten van de werknemers van het CCB worden gerespecteerd.

3. De afbakening van de inhoud van de dienstverlening

De inhoud van de cateringdienst kan aanzienlijk wijzigen naar gelang de werkmethode, de beperkingen en de wensen van de collectiviteit. Het is dus raadzaam om goed af te bakenen wat enerzijds door de collectiviteit wordt verzorgd en wat anderzijds aan het CCB wordt gevraagd. Bijvoorbeeld, moet de dienstverlening het onderhoud van de voorzieningen inhouden of niet? Dit garandeert dat de offertes goed afgestemd zijn op de verwachtingen van de collectiviteit en dat ze kunnen worden vergeleken.

De volgende lijst is een bijna volledige opsomming van de posten waarvoor een verdeling van de verantwoordelijkheden tussen de collectiviteit en het CCB nodig is. Deze verdeling moet worden voorzien in het bestek.

Tabel 1 : Verdeling van de verantwoordelijkheden tussen 1: de collectiviteit en de dienstverlener

Derde kolom toevoegen: soort dienst per eenheid of per tijd. (bijvoorbeeld: product, service, locatiebezoeker, openingstijden, e.d.)

4. De hoeveelheid activiteiten

Het is essentieel om een gedetailleerde kwantitatieve analyse uit te voeren van de te leveren diensten en om in het bestek de betrouwbare hoeveelheden activiteiten aan te duiden: aantal gasten per dag, frequentiepercentage in functie van de dagen van de week, het aantal dagen activiteit per jaar… en vooral de jaarlijkse hoeveelheid geserveerde maaltijden, en dit per type dienstverlening.

In het geval van een cateringactiviteit die bestaat uit een “monoproduct”-dienst met een forfaitaire facturatie, kan het voor de collectiviteit volstaan om het aantal maaltijden per jaar aan te duiden, en het aantal dagen activiteit per jaar. In het geval van een voedingsservice die kan variëren naar gelang het type gasten, wordt de gedetailleerde hoeveelheid activiteiten per dienst aangeduid:

Tabel 2 : Hoeveelheid activiteiten van de cateringdienst

De verschillende typen gasten kunnen bijvoorbeeld zijn:

  • in de afdeling Onderwijs, de leerlingen en de leraren;
  • in de afdeling Gezondheid, het verzorgend personeel en de patiënten.

De verschillende typen dienstverlening kunnen bijvoorbeeld zijn: het gelijktijdige aanbod, op dezelfde site, van een selfservice, van een cafetaria, van een directierestaurant. Het kan ook om verschillende soorten maaltijden gaan: ontbijt, lichte maaltijd, lunch, avondmaal, warme maaltijd, koude maaltijd, enz…

Deze informatie is belangrijk want het is onder andere op deze basis dat de inschrijvers de werkmiddelen bepalen, met name de menselijke middelen: aantal werknemers, aantal werkuren,… en de kost van hun dienstverlening berekenen.

5. De organisatorische beperkingen

Dit zijn alle beperkingen in verband met de werking en de organisatie van de collectiviteit en dit vestiging per vestiging: planning van de opening en de sluiting van de collectiviteit tijdens het jaar, openingsuren tijdens de week, dagelijkse werktijden van de vestiging; tijdens de duur van het contract rekening houden met de voorziene werkfasen; rekening houden met de beperkingen inzake veiligheid: toegang tot de vestiging, bevoegdheden van het personeel…

6. Het technische kader

Om de gevraagde dienstverlening en de ter beschikking gestelde technische middelen goed op elkaar af te stemmen, heeft de collectiviteit er belang bij om in haar bestek een plaatsbeschrijving en een nauwkeurige kwantitatieve en kwalitatieve inventaris op te stellen van de technische middelen die zij aan de dienstverlener ter beschikking stelt voor de uitvoering van de cateringdienst, met name:

  • de lokalen;
  • de voorzieningen;
  • klein bedrijfsmateriaal.

Deze middelen beïnvloeden immers de uitvoering van de dienstverlening en de inschrijvers kunnen op die manier hun organisatieproject aan de beschikbare technische middelen aanpassen. De collectiviteit kan in het bestek zo nodig aan de inschrijvers vragen om in hun offerte aan te duiden als de ter beschikking gestelde middelen en de gevraagde dienstverlening eventueel niet op elkaar zijn afgestemd en om concrete oplossingen voor te stellen om deze problemen aan te pakken.

De technische plaatsbeschrijving kan worden toevertrouwd aan een gespecialiseerd studiebureau, vooral als aan de inschrijvers wordt gevraagd om investeringen te doen of om het onderhoud en/of de herstelling van de uitrusting op zich te nemen. In die laatste hypothese is het aan te raden om in het bestek een duidelijk onderscheid te maken tussen de niet afgeschreven uitrusting (die het voorwerp kunnen uitmaken van een overnamewaarde) en de al afgeschreven uitrusting (die geen impact hebben bij overname/transfer).

Hoe nauwkeurig en professioneel deze technische plaatsbeschrijving ook is, ze zal niet beletten dat, als het moment aangebroken is, de inschrijvers een bezoek aan de lokalen en de uitrusting brengen.

Het bestek verduidelijkt ook de modaliteiten voor de beschikbaarstelling van de technische middelen. Naar gelang het geval, gebeurt de beschikbaarstelling:

  • gratis (de lokalen en de grote uitrusting bijvoorbeeld);
  • tegen betaling: het kan dan gaan om
    • de overname van de uitrusting door het CCB;
    • investeringen die door het CCB moeten worden uitgevoerd.

In geval van overname of van een nieuwe investering ten laste van het CCB, moet hij in zijn antwoord goed specificeren:

  • de afschrijvingstabellen van de verschillende soorten investeringen per groep (ruwbouw, afbouw, uitrustingen, meubilair, informatica-apparatuur, klein bedrijfsmateriaal…);
  • de transfer/overnamemodaliteiten van de investeringen in geval van contractbreuk, ongeacht de reden van die breuk (verbrekingsvergoeding…).

B. De verwachtingen van de collectiviteit over de kwaliteit van de service

1. De voedingsservice

In haar bestek geeft de collectiviteit een uitvoerige beschrijving van:

  • de aard van de gewenste voedingsservice (keuze/diversiteit van het dagelijkse aanbod, tariefcategorieën, verschijningsfrequentie per type voeding…);
  • de algemene kwalitatieve specificaties (soorten voorraden: in verse producten bijvoorbeeld);
  • de voedingsspecificaties (bijvoorbeeld, de uitsluiting of de voorstelling van bepaalde producten).

2. Het personeelsbeleid

Aangezien de Contract Catering een zeer arbeidsintensieve dienstverlening is, zijn het de kwaliteit van het management en de bekwaamheid van het personeel dat het contract moet uitvoeren die het dagelijks verschil maken.

Enerzijds moet de collectiviteit erop letten dat het personeelsbeleid dat voorzien is door de inschrijvers goed overeenstemt met de gevraagde dienstverlening en afgestemd is op de voorstellen die in hun offerte worden geformuleerd. Bijvoorbeeld, een inschrijver die in zijn offerte bevestigt dat hij met “verse” voorraden werkt, kan niet tegelijkertijd werken met een team van koks en assistenten die aanzienlijk te weinig in aantal of niet genoeg gekwalificeerd zijn.

Anderzijds, op basis van de Richtlijn 2001/23/EG van de Raad van 12 maart 2001 inzake de onderlinge aanpassing van de wetgevingen der lidstaten betreffende het behoud van de rechten van de werknemers bij overgang van ondernemingen, vestigingen of onderdelen van ondernemingen of vestigingen (Publicatieblad nr. L 082 van 22/03/2001), regelen de wettelijke bepalingen van elke lidstaat de overname van het personeel ter plaatse door de dienstverlener die de opdracht binnenhaalt. Op die manier worden de rechten van de werknemers en werkneemsters beschermd in geval van onderaanneming of als er een andere dienstverlener wordt aangesteld.

De collectiviteit heeft er dus alle belang bij om zo transparant mogelijk te zijn en om aan de inschrijvers nauwkeurige inlichtingen te geven betreffende de staat van het team ter plaatse in het restaurant op het ogenblik van de consultatie. Die inlichtingen zijn immers een bewijs van het behoud van de tewerkstelling en van de bescherming van de rechten van de werknemers en werkneemsters ter plaatse evenals van het succes van het toekomstige partnership tussen de collectiviteit en het CCB.

Tabel 3: Samenvattende tabel van de inlichtingen die aan de inschrijvers moeten gegeven en gevraagd worden inzake personeelsbeleid

Inlichtingen te geven aan de inschrijvers Inlichtingen te vragen aan de inschrijvers
Het bekwaamheidsniveau, de anciënniteit, de beroepscategorie van alle teamleden ter plaatse Het bewijs dat de voorgestelde personeelsbezetting goed overeenstemt met de hoeveelheid activiteiten die dagelijks moeten worden uitgevoerd en met het gevraagde dienstverleningsniveau (diversiteit van het dagelijkse aanbod, type van distributie…). Bijvoorbeeld, als de collectiviteit de voorkeur geeft aan onbewerkte producten, zijn er meer stevige en meer geschoolde arbeidskrachten nodig dan bij voorverwerkte producten.
De professionele ervaring van de gerant(en) en van het keukenpersoneel die door de inschrijvers worden voorgesteld.
De onderdelen van de lonen. De overname- en integratiemodaliteiten van het personeel (garanties aangeboden aan de werknemers ter plaatse, begeleidingsmaatregelen, enz…).
Het opleidingsplan van de werknemers Het opleidingsplan dat aan het team ter plaatse zal worden voorgesteld (en aan de eventuele werknemers die worden aangenomen in het kader van de uitvoering van de opdracht die het voorwerp uitmaakt van de consultatie). Voorzover het standaardtrainingen betreft. In geval van maatwerk zal worden aangegeven hoe tot pop’s wordt gekomen.
De aard van het personeel dat voorzien is voor de uitvoering van de opdracht De verdeling van het personeelsbestand dat nodig is voor de uitvoering van de opdracht, met name in het kader van de multiservice contracten (bijvoorbeeld catering en industriële reiniging), waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende statuten van de werknemers in functie van de geldende collectieve arbeidsovereenkomst van elke sector.

3. Kwaliteitsbeheer

De collectiviteit moet aan de inschrijvers vragen om een beschrijving te geven van de middelen die ze willen gebruiken om hun verplichtingen inzake kwaliteit na te komen, met name:

  • de controle over de voedingsvoorraden, in het bijzonder het traceren en de identificatie van de afkomst van de levensmiddelen;
  • de processen en methoden voor de opvolging en de evaluatie van de kwaliteit (kwaliteit van de gerechten, kwaliteit van de service, van de ontvangst, van de informatie…);
  • de naleving van de Europese (VERORDENING (EG) nr. 852/2004 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 29 april 2004 inzake levensmiddelenhygiëne, Publicatieblad van de Europese Unie L 139 van 30 april 2004) en nationale regelgeving inzake voedselhygiene en veiligheid: de inschrijvers zullen worden gevraagd aan te tonen dat zij de wettelijke bepalingen in deze materie kunnen naleven en dat zij de procedures die gebaseerd zijn op de HACCP-principes (analyses van de risico’s en controle over de kritieke punten) perfect beheersen. Die principes hebben onder andere betrekking op:
    • de lokalen en de uitrusting, inclusief hun onderhoud,
    • het personeel en hun opleidingsplan,
    • het afvalbeheer,
    • de verwerking en de distributie van de levensmiddelen,
    • het documentaire systeem, het HACCP-plan en de zelfcontroles,
    • de epidemiologische onderzoeken in geval van voedseltoxi-infecties,
    • de informatie die aan de collectiviteit ter beschikking wordt gesteld.

C. Andere informatie die nodig is voor de consultatie van het CCB

1. De eisen inzake maatschappelijke verantwoordelijkheid

De collectiviteit zal in haar bestek verduidelijken of zij bepaalde eisen heeft inzake maatschappelijke verantwoordelijkheid van de bedrijven of inzake duurzame ontwikkeling. Dit kan bijvoorbeeld gaan om de aanwerving van sociaal zwakkeren of gehandicapten, om de gelijkheid tussen vrouwen en mannen, om de strijd tegen het racisme en de xenofobie, om de bescherming van het milieu, de bijdrage aan de strijd tegen overgewicht en andere actueel maatschappelijke thema’s.

2. De eisen inzake veiligheid

In functie van het type contract, en dus van de omvang van de interventie van het CCB, moet de collectiviteit haar eisen definiëren inzake veiligheid van het restaurant en van de lokalen waar de dienstverlening wordt uitgevoerd:

  • risicopreventie (een preventieplan opstellen, het team een veiligheidsopleiding geven, opvolging van de goede naleving van het preventieplan door het team…);
  • de bescherming van de werknemers en van de gasten: het betreft collectieve en individuele bescherming;
  • de regels voor noodinterventies.

3. De economische beperkingen

Het kiezen van de economisch voordeligste offerte heeft als doelstelling de beste verhouding te zoeken tussen de kwaliteit van de voorgestelde service en zijn prijs.

Om de prijs-kwaliteitverhouding van elke offerte te beoordelen, moet de informatie van de inschrijvers met betrekking tot de prijs van de dienstverlening (de economische offerte) perfect transparant zijn zodat de offertes met elkaar kunnen worden vergeleken.

De collectiviteit moet er bij de inschrijvers op aandringen dat zij in hun offerte de BTW-percentages specificeren die op elke dienstverlening zullen worden toegepast, zeker als er meerdere BTW-percentages van toepassing zijn.

Van de inschrijvers wordt vereist dat zij de fiscale wetgeving strikt naleven. Ze moeten de prijzen systematisch aanduiden met “Exclusief belastingen” en “Alle belastingen inbegrepen”. Voor de prijsberekening “Alle belastingen inbegrepen” moeten ze het type belasting en het toegepaste percentage voor elke dienstverlening preciseren, evenals de berekeningsbasis (“de grondslag”).

4. Opvolging van de contractuele verplichtingen

Als de collectiviteit de opdracht heeft gegund, moet ze met de laureaat een opvolgings- en controlesysteem opstellen voor de contractuele verplichtingen van beide partijen.

Het is nuttig om in het bestek te beschrijven welk systeem de collectiviteit hiervoor heeft voorzien, of toch tenminste de grote lijnen ervan (frequentie, soort controles…). Die controles zullen bijvoorbeeld betrekking hebben op de frequentie van het restaurant, het type consumpties, de operationele opvolging van het restaurant, de sociale opvolging, de kwaliteit van de service, de staat van de lokalen en de uitrusting, het energieverbruik, de administratieve opvolging.

D. Samenvatting

Tabel 4: Structuur van het bestekbij contract catering

1 – De beschrijving van de dienstverlening
A – De doelstellingen van de collectiviteit inzake catering
B – Het type contractuele partnership
C – De afbakening van de inhoud van de dienstverlening
D – De hoeveelheid activiteiten
E – De organisatorische beperkingen
F – Het technische kader
2 – De verwachtingen van de collectiviteit
A – De voedingsservice
B – Het personeelsbeleid
C – Het kwaliteitsbeheer
3 – Andere informatie die nodig is voor de consultatie
A – De eisen inzake maatschappelijke verantwoordelijkheid
B – De eisen inzake veiligheid
C – De economische beperkingen
D – De opvolging van de contractuele verplichtingen

De inhoud van de gids