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Il capitolato d’oneri stabilisce in modo preciso ed esaustivo le esigenze, le aspettative e i vincoli dell’ente. Inoltre, fornisce agli offerenti le informazioni necessarie all’elaborazione dell’offerta di servizi.

Il capitolato d’oneri può presentare la seguente struttura :

  • una descripción de los servicios objeto de la licitación;
  • la información de las expectativas de las entidades concedentes en lo referente a la calidad del servicio;
  • otra información necesaria para el procedimiento de licitación de la restauración colectiva.

A. La descrizione della prestazione di servizi

1. Gli obiettivi dell’ente rispetto alla ristorazione collettiva

L’organizzazione della gara si basa sulla politica di ristorazione stabilita dall’ente

Ad esempio l’ente può mirare a :

  • Mantenere immutata la sua politica di ristorazione e replicare la prestazione esistente al momento della gara. Nella fattispecie, l’offerente deve avere la possibilità di effettuare un sopralluogo dei locali e della mensa per poter visualizzare la prestazione richiesta. A quel punto, viene meno l’obbligo di fornire nel capitolato d’oneri un’illustrazione dettagliata dei locali e delle attrezzature, puntando sulla descrizione della prestazione da fornire agli utenti della mensa ;
  • Oppure, apportare una modifica sostanziale alla prestazione esistente. Il capitolato d’oneri deve essere più dettagliato precisando, altresì, gli obiettivi che si intende raggiungere. In questo modo gli offerenti possono formulare offerte tese al raggiungimento degli obiettivi richiesti. Anche in questo caso, un sopralluogo dei locali e del ristorante può rivelarsi utile per visualizzare la fattibilità della prestazione richiesta.

2. il tipo di relazione contrattuale

L’operato delle SRC può andare dalla semplice assistenza tecnica alla gestione completa della mensa aziendale, passando per la consegna dei vassoi-pasto. Di qui l’esistenza di diversi tipi di collaborazione e di contratti relativi ad ogni tipologia di intervento (Vedi allegato : Panoramica delle tipologie di appalti e contratti proposti da una SRC).

Il tipo di collaborazione scelta dall’ente dovrà rispecchiare la sua politica di ristorazione e la situazione del servizio esistente al momento del confronto competitivo. (Ad esempio, verrà richiesto alla SRC di effettuare investimenti nei locali e nelle attrezzature ?).

Indipendentemente dal tipo di appalto/contratto scelto dall’ente, è necessario fare una distinzione tra:

  • i costi « variabili » : corrispondono alla materia prima (le derrate alimentari), il cui volume e costi sono strettamente connessi al livello di attività del ristorante. La maggior parte dei contratti prevede una fatturazione di questi costi «per singolo pasto »;
  • i costi « fissi » : costituiti per l’80% dalla mano d’opera. In linea generale vengono fatturati « in blocco » mensilmente. Questi costi non seguono un’evoluzione diretta e lineare con il volume di attività, ma per «gradi », con fasce di attività sostenuta e fasce di attività debole.

Per questa ragione il contratto con la SRC deve prevedere un sistema di fatturazione variabile in base all’evoluzione dei livelli di affluenza. Nella fattispecie il contratto prevede :

  • una base contrattuale stabilita a seconda dei volumi di attività del servizio mensa dell’ente registrati, ad esempio, durante l’anno che precede la gara ;
  • clausole specifiche in caso di evoluzione (al rialzo o al ribasso) dell’ attività della mensa. In virtù di queste clausole, l’ammontare delle spese fisse fatturate mensilmente può essere stabilito in base all’andamento dell’attività (fasce di attività sostenuta o fasce di attività scarsa), rispettando i diritti dei dipendenti della SRC.

3. La delimitazione del contenuto della prestazione

Il contenuto della prestazione di ristorazione può cambiare a seconda della modalità di funzionamento dell’ente, dei suoi vincoli e auspici.Di conseguenza risulta necessario delimitare in modo preciso le mansioni attribuite all’ente e quelle richieste alla SRC. Ad esempio, la prestazione deve includere la manutenzione degli impianti? In questo modo è possibile rispondere alle aspettative dell’ente ed agevolare il confronto fra le offerte.

L’elenco di seguito riportato indica in modo abbastanza esauriente le voci per le quali si rende necessaria una ripartizione delle responsabilità tra l’ente e la SRC. Tale ripartizione deve essere previste nel capitolato d’oneri.

Tabella 1 : ripartizione delle responsabilità tra l’ente e il prestatore di servizi

4. I volumi di attività

E’ di cruciale importanza procedere ad un’analisi quantitativa dettagliata delle prestazioni da fornireindicando nel capitolato d’oneri i volumi di attività scarsi: numero giornaliero di commensali, l’affluenza a seconda dei giorni della settimana, il numero di giorni di attività durante l’anno … e soprattutto il volume annuo di pasti serviti. Questi dati devono essere indicati per tipo di prestazione.

Ad esempio, se l’attività di ristorazione è costituita dalla fornitura “monoprodotto” con una fatturazione forfetaria, l’ente può limitarsi ad indicare il numero di pasti e di giorni di attività su base annua. Inversamente, se la prestazione alimentare varia a seconda dell’affluenza alla mensa, sarà necessario fornire un’indicazione dettagliata del volume di attività per prestazione:

Tabella 2 : volume di attività del servizio di ristorazione

I tipi di utenti possono corrispondere :

  • a studenti ed insegnanti, nel settore scolastico;
  • al personale medico e paramedico e ai pazienti, nel settore sanitario.

I tipi di prestazione possono comprendere l’offerta simultanea e nello stesso luogo, di un self-service, un bar, una mensa per il personale dirigente e di vari tipi di pasto: prima colazione, spuntino, pranzo, cena, pasti caldi, pasti freddi , ecc..

Questa informazione è molto importante poiché essa consente agli offerenti di stabilire le risorse da impiegare, segnatamente le risorse umane : numero di addetti, numero di ore di lavoro,… e di calcolare il costo della loro prestazione.

5. I vincoli organizzativi

Si tratta di vincoli legati al funzionamento e all’organizzazione delle strutture dell’ente: orari di apertura e di chiusura su base annua, calendario di apertura settimanale, orari giornalieri di attività ; per tutta la validità del contratto, analisi delle fasi di lavoro previste ; analisi degli adempimenti in materia di sicurezza : accesso al sito, autorizzazioni del personale..

6. Il quadro tecnico

Per garantire l’adeguamento della prestazione richiesta ai mezzi tecnici disponibili, il capitolato d’oneri deve riportare in modo dettagliato un inventario quantitativo e qualitativo dei mezzi tecnici messi a disposizione del prestatore per l’esecuzione del servizio di ristorazione, ossia:

  • i locali;
  • gli allestimenti;
  • le attrezzature mobili.

Questi strumenti incidono sull’erogazione della prestazione e gli offerenti possono adeguare il loro progetto di organizzazione ai mezzi tecnici disponibili. Se necessario, il capitolato d’oneri può invitare gli offerenti ad indicare un’eventuale carenza dei mezzi messi a disposizione proponendo soluzioni concrete per ovviare alle difficoltà esistenti.

La verifica tecnica può essere affidata ad un ufficio studi specializzato, soprattutto se viene richiesto agli offerenti di realizzare investimenti o svolgere la manutenzione e/o la riparazione delle attrezzature. In questa ultima ipotesi, il capitolato d’oneri dovrebbe fare una distinzione tra le attrezzature da ammortizzare (che possono essere oggetto di acquisizione) e quelle ammortizzate (che sono ininfluenti ai fini di un’acquisizione/trasferimento).

Per quanto dettagliata e approfondita, la verifica tecnica non esclude un sopralluogo dei locali e delle attrezzature da parte degli offerenti.

Il capitolato d’oneri deve altresì precisare le modalità di messa a disposizione dei mezzi tecnici. A seconda dei casi, la disponibilità di tali mezzi è :

  • gratuita (ad esempio i locali e gli impianti fissi);
  • a pagamento: in caso di
    • di acquisizione delle attrezzature da parte della SRC,
    • d’investimenti affidati alla SRC.

In caso di acquisizione o di nuovo investimento a carico della SRC, la risposta dovrà specificare:

  • i piani di ammortamento degli investimenti suddivisi in lotti
    (grande opera, opera di livello secondario, attrezzature, allestimenti, materiale informatico, materiale per la gestione quotidiana );
  • le modalità di trasferimento/acquisizione degli investimenti in caso di rescissione del contratto, indipendentemente dalla ragione che la giustifica (penale in caso di rescissione…).

B. La qualità del servizio richiesta

1. La prestazione alimentare

Il capitolato d’oneri deve precisare :

  • la natura della prestazione alimentare richiesta (scelta/varietà dell’offerta giornaliera, tariffe, frequenza della disponibilità per tipologia di alimento …);
  • Le specifiche qualitative generali (tipo di fornitura: ad esempio prodotti freschi );
  • Le specifiche nutrizionali (ad esempio, l’esclusione o meno di determinati prodotti).

2. L’organizzazione delle risorse umane

Vista l’alta densità di mano d’opera richiesta nel settore della ristorazione collettiva in concessione, la qualità della gestione e la qualifica del personale preposto all’esecuzione del contratto permettono di fare la differenza.

Da un lato, l’ente deve verificare che l’organizzazione delle risorse umane prevista dagli offerenti corrisponda alla prestazione in oggetto e rispecchi le soluzioni formulate nell’offerta. Ad esempio, l’offerente che propone un’offerta che privilegia la fornitura di prodotti freschi, non può lavorare con uno staff di cuochi e di addetti alla preparazione dei cibi poco numeroso e scarsamente qualificato..

Ai sensi della Direttiva 2001/23/CE del Consiglio del 12 marzo 2001 sul riavvicinamento delle legislazioni degli stati membri relative al mantenimento dei diritti dei lavoratori in caso di trasferimento di azienda, di stabilimento o di parti di essi (gazzetta ufficiale n° L 082 del 22/03/2001), alcune disposizioni giuridiche specifiche per ogni stato membro disciplinano l’acquisizione del personale da parte dell’azienda vincitrice dell’appalto contribuendo così a tutelare i diritti dei lavoratori e lavoratrici in caso di affidamento in appalto o di cambiamento del prestatore di servizi.

In virtù di quanto detto è nell’interesse dell’ente puntare sulla trasparenza e fornire agli offerenti le informazioni dettagliate sulla situazione del personale in servizio al momento della gara. Tali informazioni sono tese al mantenimento dei posti di lavoro e alla tutela dei diritti degli addetti nonché alla riuscita del rapporto di collaborazione tra l’ente e la SRC.

Tabella 3 : tabella riassuntiva delle informazioni fornite e richieste agli offerenti in materia di gestione delle risorse umane

Informazioni fornite agli offerenti Informazioni richieste agli offerenti
Il livello di qualifica, di anzianità, la categoria professionale delle risorse impiegate La prova che l’organico proposto corrisponde ai volumi di attività da fornire giornalmente e al livello richiesto in termini di prestazione (varietà dell’offerta giornaliera, tipo di distribuzione …) Ad esempio, se l’ente intende dare la precedenza a forniture di prodotti grezzi, sarà necessario disporre di una mano d’opera più numerosa e più qualificata rispetto alla fornitura di prodotti precotti.
L’esperienza professionale del o dei gestori e del personale delle cucine proposti dall’offerente.
Gli elementi che compongono le retribuzioni Le modalità di acquisizione e di integrazione del personale (garanzie offerte ai dipendenti attuali, misure di sostegno, ecc…).
Il piano di formazione dei lavoratori Il piano di formazione proposto al personale in servizio ( e ai lavoratori assunti nell’ambito dell’esecuzione dell’appalto).
La natura dell’organico previsto per l’esecuzione dell’appalto L’assegnazione del personale dipendente necessario all’esecuzione dell’appalto, segnatamente quando si tratta di contratti multi servizi (ad esempio ristorazione più pulizia industriale), distinguendo tra i vari statuti dei lavoratori a seconda del contratto collettivo in vigore in ogni settore.

3. La gestione della qualità

L’ente dovrà richiedere agli offerenti di illustrare i mezzi che ritengono di impiegare per onorare gli impegni assunti in materia di qualità, ossia:

  • la gestione della somministrazione dei prodotti alimentari, segnatamente la tracciabilità e l’indicazione dell’origine delle derrate;
  • i processi e le metodologie di follow-up e di valutazione della qualità (qualità dei cibi, qualità del servizio, dell’accoglienza, dell’informazione…);
  • il rispetto della normativa europea (REGOLAMENTO (CEE) No 852/2004 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 29 aprile 2004 relativo all’igiene delle derrate alimentari, Gazzetta ufficiale dell’unione europea » L 139 del 30 aprile 2004) e nazionale in materia di igiene e sicurezza alimentare: gli offerenti sono invitati a dimostrare di essere in grado di rispettare le disposizioni legali in materia e la perfetta conoscenza delle procedure basate sui principi HACCP (analisi del rischio e gestione delle criticità) relative:
    • ai locali e alle attrezzature, compresa la manutenzione,
    • al personale e al programma di formazione,
    • alla gestione dei rifiuti,
    • alla trasformazione e distribuzione delle derrate alimentari,
    • al sistema documentale, al piano HACCP e agli autocontrolli,
    • alle analisi epidemiologiche in caso di intossicazione o infezione alimentare,
    • all’informazione fornita all’ente.

C. Le altre informazioni necessarie al confronto competitivo tra SRC

1. I recquisiti in materia di reponsabilita sociale

Il capitolato d’oneri deve indicare gli eventuali requisiti stabiliti in materia di responsabilità sociale delle imprese o di sviluppo sostenibile. Ad esempio, in merito all’assunzione delle persone in difficoltà o dei portatori di handicap, alle pari opportunità tra uomini e donne, alla lotta contro il razzismo e la xenofobia, alla protezione ambientale, ecc.

2. I recquisiti in materia di sicurezza

A seconda del tipo di contratto e della portata dell’intervento della SRC, l’ente è tenuto a stabilire i requisiti in materia di sicurezza della mensa e dei locali adibiti all’esecuzione della prestazione :

  • la prevenzione dei rischi (implementazione di un piano di prevenzione, di formazione sulla sicurezza, verifica del rispetto del piano di prevenzione da parte degli addetti ),
  • la protezione dei lavoratori e degli utenti della mensa : si tratta di tutele collettive e individuali,
  • le modalità d’intervento in caso di emergenza .

3. I vincoli economici

L’offerta economicamente più vantaggiosa ha come scopo quello di garantire il miglior rapporto tra la qualità e il prezzo.

Per valutare il rapporto qualità/prezzo di un offerta, le informazioni relative al prezzo della prestazione (l’offerta economica) devono essere estremamente trasparenti per agevolare il confronto tra le offerte.

Su richiesta dell’amministrazione aggiudicatrice, l’offerta economica deve specificare il tasso di IVA applicato a ciascuna prestazione.

Gli offerenti sono tenuti al rispetto rigoroso della legislazione in materia fiscale; a tal riguardo essi devono fornire un’indicazione sistematica dei prezzi « tasse escluse » e « Tasse incluse ». Se le tasse sono incluse, sarà necessario segnalare la tipologia di imposta, il tasso applicato ad ogni prestazione e l’imponibile.

4. La verifica degli impegni contrattuali

Una volta aggiudicato l’appalto, l’ente deve implementare con il vincitore un sistema di verifica e controllo degli impegni contrattuali assunti da entrambe le parti.

Per agevolare questo compito, il capitolato d’oneri dovrebbe riportare il sistema previsto dall’ente, o quantomeno gli elementi fondamentali (frequenza, tipo di controllo…). I controlli verteranno, ad esempio, sull’affluenza del ristorante, le consumazioni –tipo, la verifica dell’operatività della mensa, l’aspetto sociale, la qualità del servizio, la condizione dei locali e delle attrezzature, le consumazioni di alimenti energetici, la verifica amministrativa.

D. Tabella riassuntiva

Tabella 4 : Struttura del capitolato d’oneri Per la ristorazione collettiva in concessione

1 – La descrizione della prestazione di servizi
A –Gli obiettivi dell’ente in materia di ristorazione
B – Il tipo di rapporto contrattuale
C – L’individuazione del contenuto della prestazione
D – I volumi di attività
E – I vincoli organizzativi
F – Il quadro tecnico
2 – Le aspettative dell’ente
A - La prestazione alimentare
B – L’organizzazione delle risorse umane
C - La gestione della qualità
3 – Le altre informazioni necessarie al confronto competitivo

A – Le esigenze in materia di responsabilità sociale

B – Le esigenze in materia di sicurezza
C – I vincoli economici
D – Il follow-up degli impegni contrattuali
Tematica :

Il capitolato d’oneri nella ristorazione collettiva

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