Tableau 5 : Structure du cadre de réponse de l’offre technique

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1. Description de la prestation proposée
A. Prise en compte des objectifs de la collectivité en matière de restauration Présentation par les soumissionnaires d'une synthèse de leur offre qui permettra de mesurer le niveau d’adéquation général de l’offre avec les demandes formulées par la collectivité.
B. Accord sur le partenariat contractuel proposé Si un projet de contrat ou de marché est fourni dans la consultation, les soumissionnaires seront invités à marquer leur accord dans le cadre de réponse. Il peut être utile de leur donner la possibilité de formuler des remarques. La collectivité pourra ainsi mesurer si le marché ou contrat qu’elle propose correspond bien à la prestation demandée dans le cahier des charges.
C. Respect des délimitations de la prestation fixées par la collectivité Pour s’assurer de la comparabilité des offres, le cadre de réponse doit permettre à la collectivité de vérifier que tous les soumissionnaires respectent bien les délimitations de la prestation et d’apprécier la description qu’ils font de la répartition des rôles entre les deux parties, par exemple, dans la maintenance des équipements.
D. Les volumes d’activité Le niveau de précision du volume d'activité varie selon le type de convives et de prestations à servir au quotidien.
E. Prise en compte des contraintes organisationnelles Le cadre de réponse donnera aux soumissionnaires la possibilité de formuler des propositions organisationnelles pouvant contribuer à l’amélioration du service et/ou à l’optimisation des moyens économiques investis par la collectivité dans le service de restauration. La collectivité sera ainsi en mesure d’apprécier le professionnalisme de chacun des soumissionnaires, et donc, de différencier les offres de services proposées.
F. Prise en compte du cadre technique Les candidats auront la possibilité de formuler dans le cadre de réponse leurs remarques concernant l’adéquation entre la prestation demandée et les moyens techniques mis à leur disposition (par exemple, les éventuels travaux et / ou achats d’équipements qu’ils estiment nécessaires).
Si la collectivité a demandé dans son cahier des charges un projet de restructuration des locaux, le cadre de réponse doit permettre :
- de mesurer la qualité et la pertinence des aménagements et équipements proposés par les soumissionnaires ;
- de vérifier leur conformité aux règles de l’art ainsi qu’aux réglementations en vigueur, que ce soit en matière d’hygiène et de sécurité alimentaires, de santé et sécurité des travailleurs, de sécurité des convives, de sécurité incendie… ;
- d’évaluer l’adéquation entre les surfaces, aménagements, travaux et équipements proposés par les soumissionnaires et le type d’approvisionnement préconisé et/ou demandé dans le cahier des charges (à titre d’exemple, un soumissionnaire ne peut pas prétendre travailler des produits frais s’il n’intègre pas dans son projet les aménagements/équipements nécessaires).
2. Les attentes de la collectivité
A. La prestation alimentaire Les soumissionnaires décriront dans le détail la prestation alimentaire qu’ils entendent mettre en place. La collectivité pourra vérifier ainsi l’adéquation des propositions avec la prestation recherchée de même que la cohérence interne des propositions, par exemple entre le type d’approvisionnement prévu et l’organisation proposée par les soumissionnaires. En effet, un restaurant basé sur des approvisionnements bruts (produits frais) nécessite une équipe plus importante qu’un restaurant privilégiant des approvisionnements en produits prêts à l’emploi.
B. L’organisation des Ressources Humaines Dans le cadre de réponse, les soumissionnaires exprimeront leur accord avec les éléments du cahier des charges relatifs à la reprise/transfert de personnel. Le cas échéant, ils formuleront les remarques et/ou réserves qu’ils jugent opportunes.
Les soumissionnaires détailleront par ailleurs la façon dont le service de restauration sera géré au quotidien : structure de gestion mise en place au niveau de la Direction opérationnelle en charge du marché, profil du gérant mis à la tête du restaurant
Enfin, les soumissionnaires détailleront l’organisation des ressources humaines qu’ils entendent mettre en œuvre, et sur laquelle est basé le calcul de la masse salariale.
D. La gestion de la qualité Description des actions prévues pour la gestion de la qualité. Sur ce point, il est utile de permettre au soumissionnaire de s’exprimer sur «sa » politique en matière de qualité… autre élément de différenciation d’un prestataire à l’autre.
3. Les autres informations relatives à la prestation proposée
A. Les propositions en matière de responsabilité sociale Les soumissionnaires décriront leur politique en matière de responsabilité sociale des entreprises ainsi que les éventuelles actions spécifiques qu’ils mettront en place en réponse aux exigences exprimées par la collectivité dans le cahier des charges.
B. Les propositions en matière de sécurité Le cadre de réponse doit permettre de mesurer la capacité des soumissionnaires à répondre aux exigences de la collectivité en matière de sécurité.
C. Les propositions pour le suivi des engagements contractuels Les soumissionnaires auront la possibilité de présenter dans le cadre de réponse les systèmes d’information prévus pour le suivi des engagements contractuels. Il peut s’agir de systèmes :
- utilisés pour l’ensemble de leurs clients;
- mis en place pour d’autres clients (en précisant de quelles collectivités il s’agit);
- et/ou prévus spécifiquement pour le marché objet de la consultation.

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