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A. La description de la prestation de services

1. Les objectifs de la communuauté en matière de restauration

La collectivité doit, dans un premier temps, définir sa politique de restauration et adapter en conséquence l'organisation de la consultation. Par exemple, selon les cas, la collectivité souhaitera :

  • maintenir inchangée sa politique de restauration et reconduire « à l'identique » la prestation en place au moment de la consultation. Dans ce cas, il est primordial d'organiser pour les soumissionnaires une visite détaillée des lo-caux et du restaurant, de façon à ce que chaque candidat puisse bien visualiser la prestation demandée. La collectivité ne devra plus, alors, fournir dans son cahier des charges une description aussi détaillée des locaux et des équipements et se concentrera sur la description de la prestation alimentaire fournie aux convives;
  • au contraire, modifier de façon substantielle la prestation en place. Le cahier des charges doit alors être plus détaillé et préciser les nouveaux objectifs à attein-dre. Ceci permet aux soumissionnaires de formuler des offres allant dans le sens des objectifs recherchés. Ici aussi une visite détaillée des locaux et du restaurant peut s'avérer utile pour visualiser la faisabilité de la prestation demandée.

2. Le type de partenariat contractuel

L’intervention des SRC peut aller de la simple assistance technique à la gestion complète du restaurant de la collectivité, en passant par la livraison de plateaux-repas. Il existe donc divers types de partenariats et de contrats répondant à chaque type d’intervention
( Voir annexe : Panorama des types de marchés et contrats pouvant être proposés par une SRC ).

La collectivité optera pour un type de partenariat ou pour un autre, en fonction de sa politique de restauration et de l’état dans lequel se trouve le service de restauration au moment de la consultation. (Par exemple, va-t-on demander à la SRC de faire des investissements dans les locaux et les équipements ?).

Quel que soit le type de marché / contrat pour lequel opte la collectivité, il conviendra de faire une distinction entre :

  • les coûts « variables » : ils correspondent à la matière premiè re (les denrées alimentaires), dont les volumes et les coûts varient directement selon le niveau d’activité du restaurant. Ces coûts sont facturés « au repas » dans la plupart des contrats;
  • les coûts « fixes » : constitués à 80% des coûts de main d’œuvre, ils sont généralement facturés mensuellement « en bloc ». Ces coûts n’évoluent pas de façon directe et linéaire avec le volume d’activité mais par « palliers », avec des tranches d’activité forte et des tranches d’activité faible.

C’est la raison pour laquelle il est nécessaire de prévoir, dans le contrat avec la SRC, un système de facturation modulé en fonction de l’évolution des niveaux de fréquentation. Le contrat comprendra dans ce cas :

  • une base contractuelle calculée à partir des volumes d’activité du service de restauration de la collectivité observés, par exemple, au cours de l’année qui précède la consultation;
  • des clauses particulières en cas d’évolution (à la hausse ou à la baisse) du niveau d’activité du restaurant. En vertu de ces clauses, les montants de frais fixes facturés mensuellement pourront être modulés selon l’évolution du niveau d’activité (tranches d’activité forte ou tranches d’activité faible), tout en respectant les droits des employés de la SRC.

3. Le délimitation du contenu de la prestation

Le contenu de la prestation de restauration peut évoluer de façon très sensible selon le mode de fonctionnement de la collectivité, ses contraintes et ses souhaits.Il convient donc de bien délimiter ce qui est pris en charge par la collectivité, d’une part, et ce qui est demand é à la SRC d’autre part. Par exemple, la prestation doit-elle ou non inclure la maintenance des équipements ? Ceci garantit la bonne adéquation des offres aux attentes de la collectivité ainsi que leur comparabilité.

La liste qui suit reprend de manière quasi exhaustive les postes pour lesquels s’impose une ré partition des responsabilités entre la collectivité et la SRC. Cette répartition est à prévoir dans le cahier des charges.

Tableau 1 : Répartition des responsabilité entre la collectivité et le prestataire

4. Les volumes d'activité

Il est primordial de procéder à une analyse quantitative détaillée des prestations à fournir et d’indiquer dans le cahier des charges des volumes d’activités fiables : nombre de convives au quotidien, taux de fréquentation en fonction des jours de la semaine, nombre de jours d’activité par an… et surtout, le volume annuel de repas servis, et ce par type de prestations.

Ainsi, dans le cas d’une activité de restauration faite d’une prestation « mono produit » à facturation forfaitaire, la collectivité pourra se contenter d’indiquer le nombre de repas par an, et le nombre de jours d’activité par an. Par contre, dans le cas d’une prestation alimentaire pouvant varier selon le type de convives, on indiquera le volume d’activité détaillé par prestation :

Tableau 2 : Volume d'activité du service restauration

Les différents types de convives peuvent être, par exemple :

  • dans le segment Enseignement, les élèves et les enseignants;
  • dans le segment Santé, le personnel soignant et les patients.

Les différents types de prestations peuvent recouvrir, par exemple, l’offre simultanée, sur un même site, d’un self-service, d’une cafétéria, d’un restaurant de direction. Il peut s’agir également de différents types de repas : petit-déjeuner, collation, déjeuner, dîner, repas chaud, repas froid, etc…

5. Les contraintes organisationnelles

Il s’agit de l’ensemble des contraintes liées au fonctionnement et à l’organisation de la collectivité et ce, site par site : plannings d’ouverture et de fermeture de la collectivité sur l’année, calendrier d’ouverture sur la semaine, horaires journaliers de fonctionnement du site ; prise en compte, pendant la durée de vie du contrat, des phases de travaux à envisager ; prise en compte des contraintes en matière de sécurité : accès au site, habilitations du personnel…

6. Le cadre technique

Pour assurer une bonne adéquation entre la prestation demandée et les moyens techniques mis à disposition, la collectivité a intérêt à fournir, dans son cahier des charges, un état des lieux et un inventaire précis, tant quantitatif que qualitatif, des moyens techniques qu’elle met à la disposition du prestataire pour l’exécution du service de restauration, à savoir :

  • les locaux;
  • les équipements;
  • le petit matériel d’exploitation.

En effet, ces moyens conditionnent la mise en œuvre de la prestation et les soumissionnaires peuvent ainsi adapter leur projet d’organisation aux moyens techniques disponibles. Le cas échéant, la collectivité peut, dans le cahier des charges, inviter les soumissionnaires à signaler dans leur offre une éventuelle inadéquation entre les moyens mis à disposition et la prestation demandée et à proposer des solutions concrètes afin de pallier aux problèmes soulevés.

L’état des lieux technique peut être confié à un bureau d’études spécialisé, en particulier lorsqu’il est demandé aux soumissionnaires de réaliser des investissements ou de prendre en charge la maintenance et/ou la réparation des équipements. Dans cette dernière hypothèse, il est recommandé de bien faire la distinction, dans le cahier des charges, entre les équipements non amortis (qui peuvent faire l’objet d’une valeur de reprise), et les équipements déjà amortis (qui n’ont pas d’impact en cas de reprise / transfert).

Cet état des lieux technique, aussi précis et professionnel soit-il, n’empêchera pas, le moment venu, l’organisation d’une visite des locaux et équipements par les soumissionnaires.

Le cahier des charges précisera également les modalités de mise à disposition des moyens techniques. Selon les cas, cette mise à disposition se fait :

  • à titre gratuit (par exemple, les locaux et gros équipements);
  • à titre onéreux : il peut s’agir alors
    • de la reprise d’équipements par la SRC;
    • d’investissements à réaliser par la SRC.

En cas de reprise ou de nouvel investissement à la charge de la SRC, il lui appartiendra dans sa réponse de bien spécifier :

  • les tableaux d’amortissement des différents types d’investissement en raisonnant par lots (gros œuvre, second œuvre, équipements, mobilier, matériel informatique, petit matériel d’exploitation…);
  • les modalités de transfert/reprise des investissements en cas de rupture de contrat, quelle que soit la raison de cette rupture (indemnité de rupture…).
Thématique :

Marchés publics de restauration collective

Le contenu du guide

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