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Analyser et noter les offres est nécessaire pour pouvoir ensuite les comparer.

Pour créer son système de notation, la collectivité va :

  • fixer les « grands équilibres » entre critères techniques (qualité) et critères économiques (prix);
  • attribuer à chaque critère figurant au cahier des charges un nombre de points, en fonction de l’importance donnée par la collectivité à ce critère;
  • déterminer les modalités de notation des offres, techniques et économiques.

A. les grands équilibres de notation des offres

Pour pouvoir identifier le soumissionnaire offrant le meilleur rapport « qualité-prix », la collectivité va calculer le score global des différentes offres en présence, en utilisant la formule suivante :

Score global = score technique (qualité) + score économique (prix)

En fonction de sa politique en matière de restauration, la collectivité doit donc fixer le niveau de pondération qu’elle appliquera aux deux grandes familles de critères : techniques (qualité) et économiques (prix).

Le tableau 13 propose différents cas de figure illustrant l’importance accordée respectivement aux critères qualitatifs et économiques.

Remarque : pour faciliter l’analyse des offres, il est recommandé de fixer un total de 100 points comme base de notation pour l’ensemble des critères.

Tableau 13 : Les grands équilibres de notation des offres – Exemples

Exemples de pondération affectée aux critères techniques Exemples de pondération affectée aux critères économiques Niveaux de priorité accordée aux critères techniques et économiques
20 80 Les critères économiques priment nettement, les critères qualitatifs devenant secondaires.
40 60 Les critères prix sont plus importants que les critères qualitatifs, mais ceux-ci gardent un caractère important.
50 50 Qualité et prix ont la même importance.
60 40 Les critères qualitatifs sont plus importants que le prix, qui reste tout de même un facteur important.
80 20 La qualité prime nettement, avec une importance secondaire accordée au prix.

B. La notation  des composantes du cahier des charges

Les grands équilibres étant fixés, la collectivité va détailler les niveaux de notation des différentes composantes (critère) du cahier des charges, en fonction de l’importance qu’elle souhaite leur accorder, de façon à aboutir au nombre total de points attribué à chacune des deux familles de critères : techniques et économiques.

La collectivité va ainsi attribuer à chaque critère un certain nombre des points disponibles au total. Sur base de ce nombre de points, la collectivité donnera une note à chacune des offres pour le critère en question. Ceci permettra de comparer les offres critère par critère.

C. La fixation des modalités de notation des offres

1. Les modalités de notation des offres techniques

Il s’agit d’appliquer, pour chaque critère, un système de notation uniforme permettant de confronter systématiquement la conformité des offres des soumissionnaires avec ce qui leur était demandé dans la consultation.

Trois modalités de notation sont proposées, en fonction du niveau de conformité :

« Non conforme », « Partiellement conforme », « Conforme ».

La collectivité accordera à chacune de ces modalités la note (exprimée en %) qui lui semble la plus appropriée.

Par exemple :

  • Non conforme : la notation sera de 0 % du nombre de points affectés au critère concerné
  • Partiellement conforme : la notation sera de 50 % du nombre de points affectés au critère concerné
  • Conforme : la notation sera de 100 % du nombre de points disponibles sur le critère concerné.

Tableau 16 : Exemple de modalités de notation des offres techniques

Modalités de notation Niveau de conformité
Non conforme : 0% L'information fournie par le soumissionnaire dans son offre ne répond pas aux exigences formulées par la collectivité
Partiellement conforme : 50% La réponse du soumissionnaire ne permet pas une évaluation complète du respect des exigences de la collectivité
Conforme : 100% L'information fournie répond pleinement aux exigences formulées dans le cahier des charges

2. Les modalités de classement et de notation des offres économiques

Le système préconisé consiste à attribuer le nombre maximum de points disponibles pour les critères économiques au soumissionnaire présentant l’offre économique la plus basse.

Les offres des autres soumissionnaires seront évaluées par rapport à l’offre la plus basse, selon le système suivant : des points seront déduits en fonction de la différence entre le prix de chaque offre et le prix de l’offre la plus basse. La différence entre les prix sera exprimée en %.

Dans l’hypothèse de travail retenue, la collectivité avait attribué 40 points aux critères économiques. Elle va à présent fixer les modalités suivantes pour la notation des offres économiques : une augmentation du prix équivalente à 10% du prix de l’offre la plus basse entraînera une diminution de 10% sur le total de 40 points disponibles et ainsi de suite, comme indiqué dans le tableau 17.

Tableau 17 : exemple de notation des offres économiques

Soumissionnaire Offre de prix % d'écart par rapport à l'offre la plus basse Notation de l'offre économique
A 1 000 000 € - 40
B 1 200 000 € 20% 32
C 1 300 000 € 30% 28

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