La construction du cadre de réponse

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La collectivité transcrira le cahier des charges dans un cadre de réponse. Afin de disposer d’offres semblables et directement comparables, la collectivité obligera tous les soumissionnaires à utiliser son cadre de réponse. Les offres qui ne respecteront pas le cadre de réponse seront écartées. Ceci sera clairement mentionné dans le cahier des charges.

Idéalement, la construction du cadre de réponse suit la structure du cahier des charges.

Les informations qui seront fournies par les soumissionnaires dans le cadre de réponse sont de deux ordres :

  • des informations à caractère technique et social qui décrivent tous les éléments constitutifs de la prestation proposée par les soumissionnaires (« l’offre technique »);
  • des informations à caractère économique relatives au prix de la prestation
    l’offre économique»).

A. L’offre technique

Les tableaux ci-dessous synthétisent, pour les différentes parties du cahier des charges, le type d’information pouvant constituer le cadre de réponse.

Tableau 5 : Structure du cadre de réponse de l’offre technique

B. L’offre économique

Les offres économiques sont présentées sous forme de tableaux détaillant les différents postes de coûts correspondant à l’ensemble des éléments constitutifs de la prestation proposée. Ces tableaux doivent rester rigoureusement identiques d’un soumissionnaire à l’autre pour permettre la comparaison des offres.

Le modèle de présentation des offres économiques proposé ci-après, fait la distinction entre coûts de fonctionnement, d’une part, et investissements, d’autre part.

La présentation des offres économiques se fait conformément aux volumes d’activité indiqués au cahier des charges. Toutefois, la collectivité peut exiger que l’offre économique soit modulée selon différents scénarios de fréquentation, par exemple :

  • un scénario de fréquentation minimale;
  • un scénario de fréquentation correspondant aux volumes d’activité enregistrés au moment de la consultation;
  • un scénario de fréquentation maximale pouvant correspondre, par exemple, au nombre de repas servis après la montée en puissance d’un nouveau restaurant en fonction de l’arrivée sur le site de nouveaux convives.

1. Les coûts de fonctionnement

Les coûts de fonctionnement recouvrent :

Remarque : dans le cas où une collectivité a demandé aux soumissionnaires de formuler une offre selon divers niveaux d’activité,il convient de prévoit un cadre de réponse distinct pour chacun des scénarios de fréquentation envisagé.

2. Les investissements

Le cadre de réponse doit permettre, dans un premier temps, de bien synthétiser les offres d’investissements par lots, avec, in fine, la mise en évidence de l’incidence économique des investissements sur le coût du repas à supporter par la collectivité.

En plus du tableau de synthèse, destiné à faciliter la comparaison des offres, les soumissionnaires fourniront, en annexe, des informations chiffrées détaillées (détermination des surfaces nécessaires, listing des équipements et mobiliers…) qui permettront à la collectivité de porter un jugement « qualitatif » sur les offres d’investissements.

Tableau 11 : Récapitulatif des investissements

  Coût HT Coût TTC
Travaux    
Equipements    
Mobilier    
Total hors honoraires    
Honoraires divers, aléas    
Total général    
Incidence des investissements au repas    
Coût du repas avec incidence des investissements :    

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