imprimir esta página

El pliego de condiciones determina de forma precisa y completa las necesidades, expectativas y limitaciones de las entidades concedentes. Por tanto suministran a los licitadores la información necesaria para redactar una oferta. El pliego de condiciones tiene que tener la siguiente estructura:

  • una descripción de los servicios objeto de la licitación;
  • la información de las expectativas de las entidades concedentes en lo referente a la calidad del servicio;
  • otra información necesaria para el procedimiento de licitación de la restauración colectiva.

A. Descripcion de los servicios a suministrar

1. Objetivos de las entidades concedentes en lo referente a la restauracion

Las entidades concedentes deben en un principio definir su política de restauración y adaptar conforme a ella la organización del procedimiento de licitación.

Por ejemplo, dependiendo de cada caso, las entidades concedentes pueden desear:

  • Mantener invariable su política de restauración y renovar el servicio, asegurando un servicio idéntico al que existe en el momento del procedimiento de licitación. En este caso, es esencial organizar para los licitadores una visita detallada a los locales y restaurante de modo que cada candidato licitador pueda apreciar adecuadamente, el servicio que se requiere. Como consecuencia de ello, las entidades concedentes ya no tendrán que suministrar una descripción tan detallada de los locales y del equipamiento en su pliego de condiciones, y podrán concentrarse en describir la comida a suministrar a los usuarios,
  • O por el contrario, cambiar el actual servicio substancialmente. En este caso, el pliego de condiciones deberá ser, por lo tanto, más detallado y especificar los nuevos objetivos a alcanzar. Ello permite a los licitadores formular ofertas que estén en línea con los objetivos en cuestión. También puede resultar útil, una visita detallada, para determinar la viabilidad del servicio que se solicita.

2. Tipos de acuerdos contractuales

El papel de las empresas de restauración colectiva puede variar de una simple asistencia técnica a una completa gestión del restaurante de las entidades concedentes, incluyendo la distribución de las bandejas de comida. Por ello existen diversos tipos de sociedades y contratos que se corresponden con cada tipo de contrato. (Ver Anexo : Panorama de los tipos de contratos que pueden ser propuestos por una compañía de restauración).

Las entidades concedentes pueden optar por uno u otro tipo de relación contractuarl dependiendo de su política de restauración y del estado en el que se encuentre el servicio de restauración en el momento del procedimiento de licitación. (Por ejemplo, ¿se solicitará a la empresa de restauración colectiva que invierta en los locales y el equipamiento?).

Cualquiera que sea el tipo de contrato que elijan las entidades concedentes, se debe realizar una distinción entre:

  • costes “variables”: corresponden a la materia prima (el alimento), cuyo volumen y coste varían dependiendo directamente del nivel de actividad del restaurante. Estos costes se cargan “por comida” en la mayoría de los contratos;
  • costes “fijos”: el 80% de estos costes son costes laborales y generalmente se cargan mensualmente. Estos costes no evolucionan directamente y en forma lineal al volumen de actividad, sino en “periodos”, con periodos de actividad alta y periodos de actividad baja. 

Por lo tanto, será necesario establecer un sistema de facturación en el contrato, que se ajuste a los niveles de ocupación del restaurante. En este caso el contrato comprenderá:

  • una base contractual calculada sobre la base de los volúmenes de actividad observados para los servicios de restauración, por ejemplo durante el año anterior al procedimiento de licitación;
  • cláusulas específicas en el caso de un cambio (hacia arriba o hacia abajo) del nivel de actividad del restaurante. Conforme a estas cláusulas, las sumas de costes fijos facturadas mensualmente se ajustarán al nivel de actividad (durante periodos altos y bajos), respetando los derechos de los empleados de las empresas de restauración colectiva.

3. Definición del contenido del servicio

El contenido del servicio de restauración puede cambiar de forma muy considerable dependiendo del funcionamiento, limitaciones y deseos de las entidades concedentes. Por esta razón es aconsejable que las responsabilidades de la entidad contratante y la empresa de restauración colectiva, estén claramente definidas. Por ejemplo, ¿incluye el servicio el mantenimiento del equipo? Ello garantiza que las ofertas estén en línea con las expectativas de las entidades concedentes y puedan ser comparadas.

La siguiente lista cubre casi todos las áreas cuya responsabilidad debe ser asumida bien por las entidades concedentes o bien por la empresa de restauración colectiva. Esta división de responsabilidades tiene que venir establecida en el pliego de condiciones.

Cuadro 1: división de responsabilidades entre las entidades concedentes y el proveedor del servicio

4. Volumen de actividad

Debería realizarse un minucioso análisis cuantitativo de los servicios a suministrar para poder fijar, en el pliego de condiciones, unos volúmenes fiables de actividad: número de usuarios al día, cuota de ocupación dependiendo del día de la semana, número de días de actividad al año, y por encima de todo, el volumen anual de comidas servidas, por tipo de servicio.

En el caso de una actividad de restauración consistente en un servicio único, con una precio fijo, la entidad concedente puede simplemente indicar el número de comidas al año y el número de días de actividad por año. Sin embargo, en el caso de un servicio de comidas que pueda variar en relación al tipo de usuario, se debe dar un volumen detallado de actividad por servicio:

Cuadro 2: volumen de actividad por servicio

Nota: en el cuadro anterior, los diversos tipos de usuarios podrían incluir:

  • en el sector de educación, alumnos y profesores;
  • en el sector sanitario, personal medico y pacientes.

Los diversos tipos de servicios pueden abarcar, por ejemplo, el suministro simultaneo de un autoservicio, una cafetería y un restaurante de directivos, o puede abarcar diferentes tipos de comidas: desayuno, aperitivos, comidas, cenas, comidas calientes, comidas frías, etc...

Esta información es importante ya que este factor, entre otros, será utilizado por los licitadores para definir los recursos a desplegar, en particular recursos humanos (número de empleados y número de horas de trabajo), y para calcular el coste del servicio.

5. Aspectos organizativos

En los pliegos de condiciones se debería señalar cualquier aspecto relativo al funcionamiento y organización de las entidades concedentes, que pudiera dificultar el cumplimiento del contrato, como por ejemplo: horarios de apertura y cierre del establecimiento durante el año, horarios de apertura diario, semanal y anual; proyectos de trabajo en el establecimiento que pudieran tener impacto durante la prestación del servicio; cuestiones de seguridad: acceso al establecimiento, autorización del personal, etc...

6. Aspectos tecnicos

Para asegurar que el servicio requerido y los recursos técnicos están en adecuada proporción, los pliegos de condiciones deberían incluir un inventario preciso, tanto cuantitativo como cualitativo de los recursos técnicos que la entidad pondrá a disposición del proveedor del servicio para la ejecución del servicio de restauración, es decir:

  • los locales;
  • los equipamientos;
  • equipamiento ligero.

Esta información permitirá a los licitadores adaptar sus ofertas a los recursos técnicos disponibles. Donde resulte apropiado, las entidades concedentes pueden pedir a los licitadores, en los pliegos de condiciones, que indiquen en su oferta cualquier desajuste entre los recursos puestos a disposición y el servicio requerido, y que propongan soluciones practicas para resolver los problemas surgidos.

El inventario técnico puede confiarse a una consultoría especializada, en particular cuando se solicite a los licitadores realizar inversiones o encargarse del mantenimiento y/o la reparación del equipamiento. En este caso, es recomendable que se haga una distinción en los pliegos de condiciones, entre equipamiento que no se ha depreciado (que puede ser objeto de descuento como parte del pago), y equipamiento que ya se ha depreciado (que no tiene impacto en el caso de transferencia/venta).

Sin embargo, por preciso y profesional que sea este inventario técnico, esto no excluye una visita a los locales y revisión del equipamiento por parte de los licitadores.

Los pliegos de condiciones deberán asimismo fijar los procedimientos para poner a disposición los recursos técnicos. Dependiendo del caso, se realizará:

  • libre de cargas (por ejemplo, los locales y equipamiento pesado);
  • por consideración económica: ello puede consistir en
    • la adquisición del equipamiento por la empresa de restauración colectiva;
    • inversiones a realizar por la empresa de restauración colectiva.

En el caso de adquisiciones o una nueva inversión por la empresa de restauración colectiva, está última debe especificar claramente en su respuesta:

  • las tablas de depreciación para los diversos tipos de inversiones en términos por tipos (trabajos principales, trabajos secundarios, equipamiento, mobiliario, equipamiento informático, equipamiento de funcionamiento ligero, etc.);
  • procedimientos para transferencia/parte de pago de inversiones en el supuesto de finalización del contrato, por cualquier razón (compensación por finalización, etc.).

B. Expectativas en relacion a la calidad del servicio

1. El servicio de comida

Las entidades concedentes deberán fijar con detalle en sus pliegos de condiciones: :

  • la naturaleza del servicio de comida a suministrar (elección / diversidad del suministro diario, clasificación de costes, frecuencia de aparición de cada tipo de menú, etc.);
  • los requisitos generales cualitativos (tipos de suministros: productos frescos, por ejemplo);
  • los requisitos nutricionales (por ejemplo, la exclusión o inclusión de ciertos productos).

2. Organizacion de recursos humanos

Desde el momento en el que la restauración colectiva es un servicio profesional que necesita mucha mano de obra, lo que esencialmente marca una diferencia en cada día es la calidad de la dirección y la experiencia del personal asignado para la ejecución del contrato.

Las entidades concedentes deberían asegurarse de que la organización de los recursos humanos previstos por los licitadores se corresponde efectivamente con el servicio requerido y está de acuerdo con las propuestas realizadas en sus ofertas. Por ejemplo, un licitador que establece en su oferta que optará por productos “frescos” no puede decir al mismo tiempo que es posible trabajar con un equipo de cocineros y ayudantes que sea muy reducido o con poca experiencia.

Por otra parte, de conformidad con la Directiva del Consejo 2001/23/EC de 12 de Marzo de 2001 de aproximación a las legislaciones de los Estados Miembros relativa a la defensa de los derechos de los empleados en casos de traspasos de empresas, negocios o parte de empresas o negocios (Boletín Oficial No L 082 de 22/03/2001), las previsiones legales especifican que en cada uno de los Estados Miembros, la absorción de la plantilla ya contratada por el proveedor del servicio al que ha sido adjudicado el contrato. Así, estas previsiones contribuyen a proteger los derechos de los trabajadores en caso de cambio de subcontratista o de proveedor del servicio.

Las entidades concedentes tienen, por lo tanto, interés en asegurar transparencia y en proporcionar a los licitadores la información precisa concerniente al estado de la plantilla que está en el restaurante en el momento del procedimiento de licitación. Esta información garantizará el mantenimiento de puestos de trabajo y la protección de los derechos de los trabajadores, así como también el éxito de la futura relación entre las entidades concedentes y la empresa de restauración colectiva.

Cuadro 3: cuadro resumen de la información a suministrar y a solicitar a los licitadores en relación a la dirección de recursos humanos

Información a suministrar a los licitadores Información a solicitar de los licitadores
El nivel de cualificación, antigüedad, y la categoría profesional de cada miembro de la plantilla Evidencia de que los miembros de la plantilla propuesta se corresponde con los volúmenes de la actividad a desempeñar cada día y el nivel del servicio requerido (diversidad del suministro diario, tipo de distribución, etc.). Por ejemplo, si las entidades concedentes quieren dar prioridad a los suministros de materias primas, esto requerirá un amplio número de trabajadores que tengan más experiencia que en el caso de suministros referentes a productos pre-cocinados.
Experiencia profesional del director o directores y del personal de cocina propuestos por los licitadores.
Remuneración Los procedimientos para reemplazar e integrar la plantilla (garantías dadas a los trabajadores ya empleados allí con anterioridad, medidas de apoyo, etc.).
El plan de formación para los trabajadores. El plan de formación a ofrecer para el personal existente (y a potenciales trabajadores contratados para ejecutar el contrato).
Composición de los miembros de la plantilla encargados de ejecutar el contrato. El estudio de los miembros de la plantilla necesarios para ejecutar el contrato, particularmente en el caso de contratos multi-servicio (por ejemplo restauración más limpieza industrial), distinguiendo entre las distintas clases de trabajadores dependiendo del convenio colectivo en vigor para cada sector.

3. Control de calidad

Las entidades concedentes deben pedir a los licitadores que describan los recursos que tienen intención de utilizar para cumplir con sus obligaciones en términos de calidad, es decir:

  • control de abastecimientos de comidas, en particular la trazabilidad y la identificación del origen de los alimentos;
  • los procedimientos y métodos de control y evaluación de calidad (calidad de los alimentos, calidad del servicio, recepción, información, etc.);
  • cumplimiento de la reglamentación europea (REGULACIÓN (EC) No 852/2004 del PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 29 de Abril de 2004 sobre la higiene en los alimentos, Boletín Oficial de la Unión Europea, L 139 de 30 de abril de 2004) y reglamentaciones nacionales sobre higiene y seguridad alimentarias: los licitadores deben solicitar prueba de su capacidad para cumplir con las previsiones legales en este campo y su perfecto conocimiento de los procedimientos basados en los principios del APPCC (Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico) relativos, entre otros a:
    • los locales y el equipamiento, incluyendo el mantenimiento
    • la plantilla y el plan de formación y su desarrollo
    • gestión de residuos
    • la transformación y distribución de los alimentos
    • el sistema de documentación, el plan de APPCC y auto-controles
    • investigaciones epidemiológicas en el caso de intoxicación alimentaria
    • la información puesta a disposición de las entidades concedentes.

C. Otra informacion necesaria para el procedimiento de licitacion en restauracón colectiva

1. Requerimientos de responsabilidad social

Las entidades concedentes deben fijar en los pliegos de condiciones, si tienen especiales requerimientos en lo referente a la responsabilidad social corporativa o desarrollo sostenido. Esto puede referirse, por ejemplo, a la contratación de marginados sociales o personas discapacitadas, iguales oportunidades para hombres y mujeres, lucha contra el racismo y la xenofobia, protección medioambiental, etc.

2. Requerimientos de seguridad

Dependiendo del tipo de contrato, y del nivel de compromiso de la empresa de restauración colectiva, la entidad concedente debe definir las exigencias de seguridad que deben cumplir el restaurante y los locales donde se debe prestar el servicio :

  • prevención de riesgos (introducción de un plan de prevención de riesgos, formación del personal en seguridad, cumplimiento por parte de la plantilla del plan de prevención, etc.);
  • protección de empleados y usuarios: tanto protección colectiva como individual;
  • procedimientos de intervención de emergencia.

3. Limitaciones económicas

El objetivo de elegir la oferta económicamente más ventajosa es encontrar la oferta con la mejor relación entre la calidad del servicio propuesto y el precio.

Para evaluar la relación calidad/precio de cada oferta, la información relativa al precio del servicio (oferta económica) suministrado por los licitadores debe ser perfectamente transparente con el fin de garantizar la comparación de ofertas.

Las entidades concedentes deben insistir en que los licitadores especifiquen en su oferta económica los tipos de IVA que debe aplicarse a cada servicio, en particular donde se apliquen distintos tipos de IVA.

A los licitadores se les requiere el estricto cumplimiento con la legislación fiscal debiendo indicar cuándo los precios son “sin impuestos” y cuando son con “todos los impuestos incluidos” y especificar, a la hora de calcular los precios con “todos los impuestos incluidos” el tipo de impuesto y la cuota a aplicar a cada servicio así como las bases para su cálculo.

4. Control de las obligaciones contractuales

Una vez que el contrato ha sido adjudicado, las entidades concedentes establecerán, con el licitador adjudicatario, un sistema para vigilar y controlar las obligaciones contractuales de cada una de las partes.

Los pliegos de condiciones deberían incluir una descripción del sistema de control previsto por las entidades concedentes, o por lo menos las líneas principales de éste (frecuencia, tipo de controles, etc.). Estos controles deberían centrarse, por ejemplo, en el número de personas que usan el restaurante, los principales artículos consumidos, control de funcionamiento del restaurante, el funcionamiento del personal, la calidad del servicio, el estado de los locales y del equipamiento, consumo de energía y control administrativo.

D. Resumen

Cuadro 4: Estructura de los pliegos de condiciones para la restauración colectiva

1 Descripción de la provisión de servicios
A Objetivos de las entidades concedentes en relación a la restauración
B - Tipo de relación contractual
C - Definición del servicio
D - Volumen de actividad
E - Aspectos organizativos
F - Aspectos técnicos
2 - Expectativas de las entidades concedentes
A - El servicio de comedor
B Organización de los recursos humanos
C - Control de calidad
3 Otra información necesaria para el procedimiento de licitación
A Requerimientos de responsabilidad social
B - Requerimientos de seguridad
C - Limitaciones económicas
D - Control de las obligaciones contractuales

El contenido de la guia

Con el apoyo financiero de la UE
Grant Agreement
VS/2004/0655 SI2.39852