Tabelle 5: Struktur des Antwortformulars für das technische Angebot

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1. Beschreibung der angebotenen Leistung
A. Berücksichtigung der Ziele des Kunden in der Gemeinschaftsverpflegung Die Bieter reichen eine Zusammenfassung ihres Angebots ein, aus der die allgemeine Übereinstimmung des Angebots mit den vom Kunden formulierten Anforderungen hervorgeht.
B. Einverständnis mit der vertraglichen Gestaltung der Zusammenarbeit Wenn die Ausschreibungsunterlagen einen Vertragsentwurf enthalten, werden die Bieter aufgefordert, diesem im Antwortformular zuzustimmen. Es kann hilfreich sein, ein Feld für Kommentare vorzusehen, damit der Kunde beurteilen kann, ob der Auftrag oder Vertrag, den er vergeben will, der im Lastenheft verlangten Leistung entspricht.
C. Einhalten der vom Kunden vorgenommenen Abgrenzung der Leistung Um die Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten, muss der Kunde dem Antwortformular entnehmen können, ob alle Bieter die Abgrenzung der Leistung beachten und seine Beschreibung der Aufgabenteilung zwischen den Parteien – beispielsweise in Bezug auf die Wartung der Ausstattung – den Erwartungen entspricht.
D. Arbeitsumfang Wie genau der Arbeitsumfang angegeben wird, hängt von der Gästeart und der täglich zu erbringenden Leistung ab.
E. Berücksichtung der organisatorischen Rahmenbedingungen Das Antwortformular ermöglicht es den Anbietern, Vorschläge hinsichtlich der Organisation zu formulieren, die zu einer Verbesserung der Dienstleistung und/oder zur Optimierung der vom Kunden in die Verpflegungsdienstleistung investierten Mittel beitragen. Der Kunde ist somit in der Lage, sich ein Bild von der Professionalität jedes Bieters zu machen und zwischen den unterbreiteten Angeboten zu differenzieren.
F. Berücksichtigung der technischen Gegebenheiten Die Bewerber können sich in dem Antwortformular darüber äußern, inwieweit die ihnen zur Verfügung gestellten technischen Mittel zur Erbringung der geforderten Leistung angemessen sind (z.B. in Bezug auf ihrer Meinung nach evtl. erforderliche Arbeiten und/oder Beschaffung von Gerätschaften).
Verlangt der Kunde in seinem Lastenheft einen Entwurf zur Umgestaltung der Räumlichkeiten, muss das Antwortformular erlauben:
- die Qualität und Zweckmäßigkeit der von den Bietern vorgeschlagenen Umbauten und Ausrüstungen zu beurteilen;
- ihre Übereinstimmung mit den geltenden Standards und den geltenden Rechtsvorschriften zur Hygiene und Lebensmittelsicherheit, Gesundheit und Sicherheit der Arbeitnehmer, Sicherheit der Gäste, zum Brandschutz usw. zu überprüfen;
- zu beurteilen, ob die vom Bieter vorgesehenen Flächen, Anordnungen, Arbeiten und Ausstattungen der im Lastenheft empfohlenen und/oder verlangten Art der Versorgung angemessen sind (z.B. kann ein Bieter nicht vorgeben, mit frischen Produkten zu arbeiten, wenn er die entsprechende Anordnung/Ausstattung nicht in sein Angebot einbezieht).
2. Erwartungen des Kunden
A. Verpflegung Die Angebote müssen eine ausführliche Beschreibung der vorgesehenen Verpflegungsart enthalten. Der Kunde ist so in der Lage, zu prüfen, ob die Vorschläge mit der gewünschten Leistung übereinstimmen und ob sie in sich kohärent sind (beispielsweise die Übereinstimmung zwischen der vorgesehenen Art der Verpflegung und der von den Bietern vorgeschlagenen Organisation). So ist für ein Restaurant, das auf der Versorgung mit Frisch-Produkten beruht, mehr Personal erforderlich als für ein Restaurant, das Convenience-Produkte bezieht.
B. Personaleinsatz Die Bieter bekunden in dem Antwortformular ihr Einverständnis mit den Bestandteilen des Lastenhefts bezüglich der Übernahme/Versetzung von Personal und formulieren ggf. Anmerkungen und/oder Vorbehalte, die sie für angebracht halten.
Die Bieter legen im Übrigen detailliert dar, wie die Verpflegungsleistung im Alltag organisiert werden soll: die bei der für den Auftrag zuständigen Betriebsleitung eingerichtete Verwaltungsstruktur, Profil des Restaurantleiters.
Des Weiteren beschreiben die Anbieter ausführlich, wie sie den Personaleinsatz planen, der Grundlage für die Berechnung der Lohnsumme ist.
D. Qualitätsmanagement Beschreibung der für das Qualitätsmanagement vorgesehenen Maßnahmen. Hier sollte den Anbietern Gelegenheit gegeben werden, sich zu “ihrer" Qualitätspolitik zu äußern – ein weiteres Unterscheidungskriterium zwischen den einzelnen Bietern.
3. Weitere Informationen zur angebotenen Leistung
A. Vorschläge im Hinblick auf die soziale Verantwortung Die Bieter beschreiben ihre Politik im Bereich der sozialen Verantwortung von Unternehmen und geben an, welche spezifischen Maßnahmen sie zur Erfüllung der Anforderungen, die der Kunde in seinem Lastenheft dargelegt hat, ergreifen werden.
B. Vorschläge im Hinblick auf Sicherheit Das Antwortformular muss ein Urteil darüber ermöglichen, inwieweit der Bieter in der Lage ist, die Anforderungen des Kunden an die Sicherheit zu erfüllen.
C. Vorschläge zur Überwachung der vertraglichen Verpflichtungen Die Bieter erhalten die Möglichkeit, im Antwortformular die Informationssysteme zu beschreiben, die sie zur Überwachung der vertraglichen Verpflichtungen vorsehen. Dies können Systeme sein, die:
- sie für alle ihre Kunden verwenden,
- für andere Kunden eingerichtet wurden (mit genauer Angabe, um welche Kunden es sich handelt), und/oder
- speziell für die ausgeschriebene Dienstleistung vorgesehen werden.

Inhalt des Leitfadens

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VS/2004/0655 SI2.39852