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Nachdem der Kunde das Lastenheft und sein Antwortformular ausgearbeitet, die Bedingungen zur Auswahl der Bewerber und zur Bewertung der Angebote festgelegt hat, ist er auf der Grundlage einer vergleichenden Analyse nunmehr in der Lage, sich für das Angebot zu entscheiden, dessen Preis-Leistungs-Verhältnis seinen Erwartungen am ehesten entspricht, nämlich dem wirtschaftlich günstigsten Angebot.

EFFAT und FERCO empfehlen, systematisch eine mündliche Präsentation der Angebote durch die Bewerber zu organisieren. Dies trägt dazu bei, die Ausschreibung über die eventuell notwendigen Erläuterungen und Klarstellungen hinaus zu vertiefen, schriftliche Unterlagen besser zu verstehen usw.

Man darf nicht vergessen, dass das Gastgewerbe ein Dienstleistungsgewerbe ist, in dem bei „gleichem Preisniveau“ die Mitarbeiter den Unterschied ausmachen.

Das folgende Beispiel für die vergleichende Analyse der Angebote veranschaulicht die in diesem Leitfaden empfohlene (hier) Verfahrensweise. Es folgt den erforderlichen drei Schritten zur Auswahl des wirtschaftlich günstigsten Angebots:

1. Vergleichende analyse der technischen angebote

Der Kunde bewertet, wie in § 2.4.2 ausführlich dargelegt, den Grad der Konformität jedes einzelnen Kriteriums gemäß dem Bewertungssystem, für das er sich entschieden hat.

Ein Ratschlag: Die vergleichende Analyse erfolgt natürlich Angebot für Angebot (das heißt auf „vertikale“ Weise in den folgenden Tabellen), aber eine zweite, „horizontale“ Lesung führt zu Bewertungen, die die qualitativen Unterschiede zwischen den Angeboten deutlich machen.

Aus unserem Beispiel ergibt sich für jedes Angebot eine Gesamtpunktzahl, die je nach dem Grad der Übereinstimmung des Angebots mit den qualitativen Erwartungen des Kunden variiert:

  • 34 Punkte für Angebot A;
  • 45 Punkte für Angebot B;
  • 32 Punkte für Angebot C.

Es handelt sich also um drei Angebote, die relativ wenig Übereinstimmung mit dem Lastenheft aufweisen: Die beste Bewertung erhält Angebot B mit 33 von 60 zu vergebenden Punkten.

2. Vergleichende analyse der wirtschaftlichen angebote

Diese vergleichende Analyse erfolgt nach dem in § 2.4.3.2 vorgestellten Bewertungsschema und Beispiel.

Anmerkung: Dieses Beispiel zeigt eine Analyse der wirtschaftlichen Angebote, bei der die Gesamtkosten der Leistung, einschließlich der Auswirkungen der Investitionen, verglichen werden.

Tabelle 21: Beispiel für die Bewertung der wirtschaftlichen Angebote

Bieter Anzahl der den wirtschaftlichen Angeboten zugewiesenen Punkte Preisangebot % Abweichung gegenüber dem billigsten Angebot Bewertung des wirtschaftlichen Angebots
A 40 1 000 000 € - 40
B 40 1 200 000 € 20 % 32
C 40 1 300 000 € 30 % 28

In diesem Beispiel hat der Bieter A das wirtschaftlichste Angebot vorgelegt, während sein qualitatives Angebot zwischen denen seiner beiden Konkurrenten liegt.

3. Zusammenfassung der technischen und wirtschaftlichen analysen und bewertungen zwecks auswahl des wirtschaftlich günstigsten angebots

Auf dieser Ebene erlangt der Begriff des wirtschaftlich günstigsten Angebots seine volle Bedeutung. In diesem letzten Schritt werden die vergleichenden Analysen der technischen Kriterien mit denen der wirtschaftlichen Kriterien unter Berücksichtigung der „Hauptkriterien der Ausschreibung“ (hier) zusammengeführt.

In diesem Stadium müsste der Kunde demnach zu folgender tabellarischen Entscheidungshilfe gelangen:

Tabelle 22: Allgemeine Zusammenfassung der Analyse der technischen und wirtschaftlichen Angebote

  Angebot A Angebot B Angebot C
Erzielte Punktzahl für die technischen Kriterien 34 45 32
Erzielte Punktzahl für die wirtschaftlichen Kriterien 40 32 28
Gesamtpunktzahl : 74 77 60

Das Angebot des Anbieters B stellt in dem Beispiel oben den besten Kompromiss zwischen Qualität und Kosten dar und ist somit das wirtschaftlich günstigste Angebot, das den Zuschlag nicht bekäme, wenn der Kunde seine Analyse lediglich auf wirtschaftliche Kriterien beschränkt hätte.

Dieses banale Beispiel veranschaulicht deutlich den Nutzen eines Ansatzes, der sich auf den Gesamtwert eines Angebots konzentriert, eines sicherlich wirtschaftlichen, aber auch qualitativen Angebots – mit anderen Worten, auf „das wirtschaftlich günstigste Angebot“.

Thematik :

Förderung des besten Angebots in der Gemeinschaftsverpflegung

Inhalt des Leitfadens

Mit der finanziellen Unterstützung der EU
Grant Agreement
VS/2004/0655 SI2.39852