Diese Seite drucken

Das Lastenheft legt die Bedürfnisse, Erwartungen und die Auflagen des Kunden präzise und vollständig dar. Es liefert den anbietenden Unternehmen alle für die Erstellung eines Angebotes notwendigen Informationen.

Das Lastenheft kann folgendermaßen strukturiert werden:

  • beschreibung der Dienstleistungen, die Gegenstand der Ausschreibung sind;
  • erwartungen des Kunden an die Qualität der Dienstleistung;
  • andere Informationen, die für die Ausschreibung von Verpflegungsdienstleistungen wichtig sind.

A. Beschreibung der Dienstleistungen

1. Ziele des kunden im bereich gemeinschaftsverpflegung

Der Kunde muss zunächst seine Politik der Gemeinschaftsverpflegung definieren und die Ausschreibung dementsprechend gestalten.

Zum Beispiel kann der Kunde

  • seine Form der Gemeinschaftsverpflegung und die zum Zeitpunkt der Ausschreibung erbrachte Dienstleistung unverändert beibehalten. In diesem Fall ist es auß erordentlich wichtig, eine ausführliche Führung durch die Räume und das Restaurant zu organisieren, damit sich jeder Bewerber eine genaue Vorstellung von der erwarteten Dienstleistung machen kann. Im Lastenheft muss der Kunde die Räumlichkeiten und die vorhandene Ausstattung dann nicht mehr so detailliert beschreiben und kann sich auf die Beschreibung der anzubietenden Mahlzeiten konzentrieren;
  • seine derzeitige Dienstleistung grundlegend verändern. In diesem Fall muss das Lastenheft mehr Detailangaben enthalten und die neuen umzusetzenden Ziele genau beschreiben, damit die interessierten Dienstleister ein Angebot erstellen können, das den Zielen entspricht. Auch hier kann eine ausführliche Besichtigung der Räume und des Restaurants nützlich sein, um zu überprüfen, ob die Dienstleistung in der vorgestellten Form erbracht werden

2. Vertragsgestaltung

Die Dienstleistung des Catering-Unternehmens kann von der einfachen technischen Hilfe über die Lieferung fertiger Mahlzeiten bis zur vollständigen Verwaltung des Restaurants des Kunden gehen. Es gibt also unterschiedliche Arten der Beziehung und dementsprechend Dienstleistungsverträge (Siehe Anlage Überblick über die Dienstleistungen und Verträge, die von einem Catering-Unternehmen vorgeschlagen werden).

Der Kunde wird sich für die eine oder die andere Form entscheiden, je nach seiner Gemeinschaftsverpflegungspolitik und dem Niveau des Verpflegungsangebotes zum Zeitpunkt der Ausschreibung (wird vom Catering-Unternehmen zum Beispiel eine Investition in Räumlichkeiten und Ausstattung erwartet?).

Unabhängig von den ausgeschriebenen Dienstleistungen und der Art des Vertrages muss unterschieden werden zwischen:

  • «variablen» Kosten, d.h. den Kosten für die Rohstoffe (die Lebensmittel), deren Menge und Kosten in direktem Zusammenhang mit der Auslastung des Restaurants stehen. In den meisten Verträgen werden diese Kosten «pro Mahlzeit» berechnet;
  • und «fixen» Kosten, die zu 80 % aus den Personalkosten bestehen und die im allgemeinen monatlich pauschal abgerechnet werden. Diese Kosten hängen nicht direkt und linear vom Volumen der Mahlzeiten ab, sondern entwickeln sich «stufenweise», je nach Auslastungsgrad.

Aus diesem Grund muss in dem Vertrag mit dem Catering-Unternehmen ein Abrechnungsmodus vorgesehen werden, der sich nach der Entwicklung der Besucherzahlen richtet. In diesem Fall enthält der Vertrag:

  • eine vertragliche Grundlage, die zum Beispiel anhand des Umsatzvolumens der Gemeinschaftsverpflegung des Kunden im Laufe des Jahres vor der Ausschreibung berechnet wird;
  • Sonderklauseln, die eine Veränderung (Zu- oder Abnahme) der Restaurantnutzung berücksichtigen, indem eine Staffelung der monatlich abzurechnenden Fixkosten entsprechend der Restaurantnutzung vorgesehen wird, wobei jedoch zu berücksichtigen ist, wenn hierdurch bestehende Rechte der Mitarbeiter des Catering-Unternehmens tangiert werden.

3. Abgrenzung der zu erbringenden leistung

Der Umfang der Verpflegungsdienstleistung hängt entscheidend von der Funktionsweise des Kunden, seinen Einschränkungen und Wünschen ab. Es muss daher genau abgegrenzt werden, was einerseits vom Kunden übernommen und was andererseits vom Catering-Unternehmen verlangt wird.

Die nachstehende Liste enthält nahezu alle Positionen, für die eine Verteilung der Verantwortung zwischen dem Kunden und dem Dienstleister notwendig ist. Diese Verteilung sollte in das Lastenheft aufgenommen werden.

Tabelle 1: Verteilung der Verantwortung zwischen Kunde und Dienstleister

4. Arbeitsumfang

Eine detaillierte Mengenanalyse der zu erbringenden Leistungen und die Angabe eines zuverlässigen Arbeitsumfangs im Lastenheft sind unabdingbar: Zahl der täglichen Gäste, Gästezahlen nach Wochentagen, Anzahl der Arbeitstage pro Jahr usw. und vor allem die Anzahl der servierten Mahlzeiten pro Jahr nach Art der erbrachten Dienstleistung.

Soll eine Dienstleistung, die nur ein Produkt umfasst und die pauschal abgerechnet wird, angeboten werden, ist es ausreichend, wenn der Kunde die Zahl der Mahlzeiten pro Jahr und die Zahl der Arbeitstage pro Jahr angibt. Sollen unterschiedliche Mahlzeiten für unterschiedliche Gästegruppen angeboten werden, muss der Arbeitsumfang pro Leistung detailliert angegeben werden:

Tabelle 2: Leistungsumfang des Anbieters

Bemerkung: In dieser Tabelle können die verschiedenen Gästetypen beispielsweise folgende Zielgruppen stellen:

  • im Schulwesen Schüler und Lehrer;
  • im Gesundheitswesen Pflegepersonal und Patienten.

Die verschiedenen Leistungen können zum Beispiel gleichzeitig das Angebot eines Selbstbedienungsstandes, einer Cafeteria und eines Restaurants für die Geschäftsleitung umfassen oder das Angebot verschiedener Mahlzeiten: Frühstück, Zwischenmahlzeit, Mittagessen, Abendessen, kalte Mahlzeit, warme Mahlzeit usw.

Diese Informationen sind wichtig für die Entscheidung der anbietenden Unternehmen in Bezug auf die einzusetzenden Mittel, insbesondere das einzusetzende Personal: Mitarbeiteranzahl, Arbeitsstunden, etc. und für die Berechnung der Kosten ihrer Leistung.

5. Organisatorische rahmenbedingungen

Hierunter sind sämtliche Rahmenbedingungen im Zusammenhang mit der Funktionsweise und der Organisation des Kunden zu verstehen: Planung der Öffnungszeiten des Kunden im gesamten Jahr, wöchentliche und tägliche Öffnungszeiten; Berücksichtigung von während der Laufzeit des Vertrages durchzuführenden Umbau- oder Renovierungsarbeiten; Berücksichtigung der Sicherheitsauflagen: Zugang zum Gelände, Zugangsbefugnis für die Mitarbeiter usw.

6. Technische rahmenbedingungen

Für eine Übereinstimmung der geforderten Leistung mit den zur Verfügung gestellten technischen Mitteln ist es im Interesse des Kunden, seinem Lastenheft eine genaue Ortsbeschreibung sowie ein qualitatives und quantitatives Inventar der technischen Mittel beizufügen, das er dem Catering-Unternehmen für die Durchführung der Leistungen zur Verfügung stellt, d.h.:

  • der Räume;
  • der Ausstattung;
  • der Betriebsmittel.

Anhand dieser Informationen können die Anbieter ihren Organisationsplan den zur Verfügung gestellten technischen Mitteln anpassen. Der Kunde kann die anbietenden Unternehmen ggfs. im Lastenheft auffordern, ihn imAngebot darauf hinzuweisen, wenn die zur Verfügung gestellten Mittel zur Erbringung der geforderten Leistung unangemessen sind und konkrete Lösungsvorschläge zu unterbreiten.

Damit kann ein spezialisiertes Planungsbüro beauftragt werden, insbesondere wenn die Bieter Investitionen durchführen müssen oder die Instandhaltung und/oder die Reparatur der Ausstattung übernehmen müssen. In diesem Fall wird empfohlen, im Lastenheft klar zwischen den nicht abgeschriebenen Gerätschaften (die einen Übernahmewert haben können) und der bereits abgeschriebenen Ausstattung (die keinen Einfluss auf die Übernahme / Übertragung hat) zu unterscheiden.

Trotz eines präzisen und professionell erstellten Beschreibung der Räumlichkeiten empfiehlt sich zu gegebener Zeit eine Besichtigung der Räumlichkeiten sowie der Ausstattung durch die Bieter.

Im Lastenheft werden auch die Bedingungen für die Bereitstellung der technischen Mittel präzisiert. Diese erfolgt entweder

  • kostenlos (z.B. Bereitstellung der Räume und großen Gerätschaften);
  • kostenpflichtig z.B.:
    • Übernahme von Ausstattungsgegenständen durch das Catering-Unternehmen;
    • vom Catering-Unternehmen durchzuführenden Investitionen.

Im Falle von Übernahme oder Investition durch das Catering-Unternehmen muss das Angebot folgendes enthalten:

  • Abschreibungstabellen für Investitionen in den unterschiedlichen Bereichen (Bauarbeiten, Nebenarbeiten, Ausstattung, Möblierung, EDV-Material, geringwertige Betriebsmittel);
  • Bedingungen der Übertragung/Übernahme der Investitionen bei Beendigung des Vertrages, unabhängig vom Grund der Vertragsbeendigung (Abstand etc.).

B. Erwartungen des kunden an die qualität der dienstleistungen

1. Verpflegung

Der Kunde macht in seinem Lastenheft genaue Angaben über

  • die Art der gewünschten Verpflegung (Auswahl/Vielfalt des täglichen Angebotes, Preiskategorien, Häufigkeit des Angebots bestimmter Lebensmittel, usw.);
  • die allgemeinen Qualitätsanforderungen (Versorgungsart: z.B. nur mit frischen Produkten);
  • die Anforderungen an die Ernährung (z.B. Vermeiden und Anbieten bestimmter Produkte).

2. Personaleinsatz

Da die Gemeinschaftsverpflegung ein personalintensiver Dienstleistungsbereich ist, sind vor allem die Qualität des Managements und die Qualifikation der Mitarbeiter, die für die Umsetzung des Vertrages zuständig sind, im Alltag ausschlaggebend.

Einerseits muss der Kunde sich vergewissern, dass die vom anbietenden Dienstleister vorgesehene Organisation des Personals der geforderten Leistung tatsächlich entspricht und den Vorschlägen in seinem Angebot angepasst ist. Ein Dienstleister, der z.B. in seinem Angebot behauptet, vor allem frische Produkte zu verwenden, kann nicht gleichzeitig angeben, dass er mit einem sehr kleinen Team an Köchen und Küchenhilfen oder wenig qualifizierten Mitarbeitern auskommt.

Andererseits hat jedes Mitgliedsland auf der Grundlage der Richtlinie 2001/23/EG des Rates vom 12. März 2001 zur Angleichung der Rechtsvorschriften der Mitgliedstaaten über die Wahrung von Ansprüchen der Arbeitnehmer beim Übergang von Unternehmen, Betrieben oder Unternehmens- oder Betriebsteilen (Amtsblatt Nr. L 082 vom 22/03/2001) eigene gesetzliche Bestimmungen über die Übernahme des Personals vor Ort durch den Dienstleister, der den Zuschlag erhält, erlassen und trägt so zum Schutz der Arbeitnehmerrechte bei Auslagerung von Dienstleistungen oder Wechsel des Dienstleisters bei.

Es ist daher im Interesse des Kunden, völlige Transparenz sicherzustellen und die Anbieter präzise über die aktuellen Mitarbeiter im Restaurant zum Zeitpunkt der Ausschreibung zu informieren. Dadurch können Arbeitsplätze erhalten und Arbeitnehmerrechte geschützt sowie eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und dem Catering-Unternehmen gewährleistet werden.

Tabelle 3: Informationen zum Personaleinsatz für und über den Anbieter

Informationen für den Anbieter Informationen über den Anbieter
Qualifikationsniveau, Betriebszugehörigkeit, Berufskategorie aller aktuellen Mitarbeiter Nachweis, dass die vorgeschlagene Mitarbeiterzahl dem täglichen Arbeitsumfang und dem Niveau der geforderten Leistung entspricht (Vielfalt des täglichen Angebotes, Art des Angebotes). Bevorzugt ein Kunde z.B. die Verarbeitung von Rohprodukten, sind mehr und qualifiziertere Mitarbeiter erforderlich als für die Verarbeitung von Halbfertigprodukten.
Berufserfahrung des vom Anbieter vorgesehenen Leitungs- und Küchenpersonals.
Vergütungsbestandteile Bedingungen für die Übernahme und Eingliederung des Personals (den aktuellen Mitarbeitern gewährte Garantien, Begleitmaßnahmen usw.).
Aus- und Weiterbildungsplan für die Mitarbeiter Aus- und Weiterbildungsplan für die aktuellen Mitarbeiter (und die ggf. zur Durchführung des Auftrages einzustellenden Mitarbeiter).
Zusammensetzung der für den Auftrag vorgesehenen Mitarbeiter Aufteilung der Mitarbeiter, die für die Durchführung des Auftrages notwendig sind, insbesondere im Rahmen von Multiservice-Verträgen (z.B. Gemeinschaftsverpflegung plus Reinigungsdienst), wobei der unterschiedliche Status der Mitarbeiter nach dem im jeweiligen Sektor geltenden Tarifvertrag berücksichtigt wird.

3. Qualitätsmanagement

Die Einrichtung fordert die anbietenden Dienstleister auf, die Mittel zu beschreiben, die sie zur Einhaltung ihrer Qualitätszusagen einsetzen wollen:

  • kontrolle der Lebensmittellieferungen, insbesondere Rückverfolgbarkeit und Überprüfung der Herkunft der Lebensmittel;
  • verfahren und Methoden zur Qualitätsbeurteilung und -sicherung (Qualität der Mahlzeiten, Qualität des Services, des Empfangs, der Information....);
  • einhaltung der europäischen Gesetzgebung (VERORDNUNG (EG) Nr. 852/2004 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTES UND DES RATES vom 29. April 200 über die Hygiene von Lebensmittel, Amtsblatt der Europäischen Union» L 139 vom 30. April 2004) und der nationalen Gesetze über Hygiene und Lebensmittelsicherheit: die Anbieter werden aufgefordert, nachzuweisen, dass sie in der Lage sind, die gesetzlichen Bestimmungen in diesem Bereich einzuhalten, und Verfahren nach HACCP (Risikoanalyse und Kontrolle der kritischen Punkte) beherrschen und auf folgende Bereiche anwenden können:
    • räumlichkeiten und Ausstattung, einschließlich deren Wartung,
    • personal und Aus- und Weiterbildungspläne,
    • abfallwirtschaft,
    • verarbeitung und Verteilung von Lebensmitteln,
    • dokumentationssystem im Hinblick auf HACCP und Selbstkontrolle,
    • epidemiologische Untersuchungen bei Lebensmittelvergiftungen,
    • informationen, die den Einrichtungen gegeben werden müssen.

C. Weitere für die auschreibung von gemeinschaftsverpflegung notwendige informationen

1. Anforderungen im bereich soziale verantwortung

Der Kunde hält im Lastenheft fest, ob er besondere Anforderungen im Bereich der sozialen Verantwortung seines Unternehmens oder der nachhaltigen Entwicklung stellt. Hierzu zählen z.B. die Einstellung von sozial benachteiligten Personen oder Behinderten, die Gleichstellung von Männern und Frauen, die Bekämpfung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit, der Umweltschutz usw.

2. Anforderungen im bereich sicherheit

Je nach Vertrag und nach Umfang der zu erbringenden Dienstleistung muss der Kunde seine Anforderungen im Bereich der Sicherheit des Restaurants und der Räumlichkeiten, in denen die Leistung erbracht wird, definieren:

  • Risikovermeidung (Erstellung eines Plans zur Vorbeugung, Sicherheitstraining für die Mitarbeiter, Einhaltung des Plans zur Vermeidung von Sicherheitsrisiken durch das Mitarbeiterteam, etc.);
  • Schutz der Mitarbeiter und Gäste: kollektive und persönliche Schutzmaßnahmen;
  • im Notfall zu ergreifende Maßnahmen.

3. Auflagen zur preisangabe

Die Auswahl des wirtschaftlich günstigsten Angebotes folgt dem Ziel, das Angebot mit dem besten Verhältnis zwischen der Qualität der Dienstleistung und ihrem Preis zu finden.

Zur Beurteilung des Preisleistungsverhältnisses aller Angebote müssen die Informationen des Anbieters über den Preis der Leistung (das wirtschaftliche Angebot) völlig transparent sein, um die Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten.

Der Kunde wird besonders darauf achten, dass die Anbieter in ihrem Angebot die Mehrwertsteuersätze angeben, die für jede Leistung gelten, insbesondere wenn unterschiedliche Sätze angewendet werden.

Von den Anbietern wird die strikte Einhaltung der Steuergesetze gefordert. Sie müssen systematisch ihre Preise "ohne Steuern" und "einschließlich aller Steuern" angeben und für die Berechnung der Preise "einschließlich aller Steuern" die Steuerart und den Steuersatz angeben, der für die Leistung gilt, sowie die Bemessungsgrundlage.

4. Überwachung der vertraglichen verpflichtungen

Wenn der Kunde den Auftrag erteilt hat, muss er mit dem Gewinner der Ausschreibung ein System zur Überwachung der eingegangenen vertraglichen Verpflichtungen von beiden Seiten festlegen.

Es ist hilfreich, das vom Kunden vorgesehene System im Lastenheft zumindest in groben Zügen zu beschreiben (Häufigkeit, Art der Kontrollen, etc.). Diese Kontrollen erfolgen z.B. in Bezug auf die Besucherzahlen im Restaurant, die eingenommenen Mahlzeiten, die Betriebsführung des Restaurants, die sozialen Aspekte, die Service-Qualität, den Zustand der Räume und Ausstattung, den Energieverbrauch und die administrativen Aspekte.

D. Zusammenfassung

Tabelle 4: Struktur des Lastenheftes in der Gemeinschaftsverpflegung

1 – Beschreibung der Dienstleistungen
A - Ziele des Kunden im Bereich Gemeinschaftsverpflegung
B – Vertragsgestaltung
C - Abgrenzung der zu erbringenden Dienstleistung
D - Arbeitsumfang
E – Organisatorische Rahmenbedingungen
F – Technische Rahmenbedingungen
2 – Erwartungen des Kunden
A – Verpflegung
B - Personaleinsatz
C – Qualitätsmanagement
3 – Andere für die Ausschreibung von Verpflegungsdienstleistungen notwendige Informationen
A - Anforderungen im Bereich Soziale Verantwortung
B - Anforderungen im Bereich Sicherheit
C - Auflagen zur Preisangabe
D – Überwachung der vertraglichen Verpflichtungen
Thematik :

Lastenheft in der Gemeinschaftsverpflegung

Inhalt des Leitfadens

Mit der finanziellen Unterstützung der EU
Grant Agreement
VS/2004/0655 SI2.39852